10 pași către accesarea fondurilor europene

După mai bine de 20 ani de când finanțările nerambursabile sunt disponibile și în Romania, mediul antreprenorial devine din ce în ce mai dornic să acceseze bani europeni. Mulți antreprenori ar vrea să acceseze fonduri europene nerambursabile, însă nu știu de unde să înceapă. Decizia de a accesa bani europeni trebuie luată cu suficient timp înainte de a depune proiectul propriu zis. De aceea îți prezentăm o listă de 10 pași pentru a te pregăti de accesarea fondurilor europene.

1. Stabilește în ce direcție vrei să te dezvolți

Cea mai bună investiție a firmei tale este într-un domeniu în care ai deja experiență. Fie că ai lucrat ca angajat în branșă sau ai descoperit o direcție nouă în ramura în care deja îți desfășori activitatea, este important să alegi o investiție despre care știi cum funcționează. În cazul în care, totuși, hotărăști să accesezi o sferă de activitate complet nouă, caută pe cineva care deja activează acolo și discută în detaliu pentru a afla care sunt problemele. Te va ajuta să nu faci aceleași greșeli.

2. Caută o linie de finanțare care se potrivește

Doar după ce ai stabilit cu certitudine care este direcția ta de dezvoltare, precum și care sunt planurile pentru următorii 3 ani, caută o linie de finanțare care se potrivește. Mulți antreprenori, din dorința de a beneficia de finanțare „gratis”, aplică proiecte pentru domenii care nu au nicio legătură cu obiectul lor de activitate. Faptul că nu cunoști piața respectivă poate determina un eșec răsunător, care te poate face să dai înapoi banii primiți.

3. Verifică dacă firma ta are documentele contabile în regulă.

Una dintre condițiile principale pentru accesarea fondurilor europene, pe multe dintre apeluri, este profitul firmei. Știm că unii contabili au grijă că firma să fie puțin pe minus, pentru ca să nu plătești impozite la stat. Dar o întreprindere cu bilanț negativ nu va putea accesa finanțări nerambursabile, tot așa cum nu poate primi un împrumut de la bancă. În România, doar 3 din 10 firme sunt bancabile. Verifică, de asemenea, dacă soldul casei este mare. Una dintre greșelile pe care le fac antreprenorii este aceea de a scoate bani din firmă atunci când au nevoie pentru nevoile personale. Dar astfel poți declanșa suspiciuni că faci plăți la negru (pentru salarii, de exemplu).

4. Pregătește-te să furnizezi o mulțime de documente pentru proiect.

Începând de la bilanțurile firmei pe ultimii 3 ani, balanță, documentele acționarilor și administratorului, contracte cu clienți sau cu furnizori, toate aceste documente vor trebui puse la dispoziția unui consultant care să îți poată întocmi un plan de afaceri viabil. Ferește-te de consultanții care nu îți cer prea multe detalii. Poate însemna că le organizează ei pentru tine și astfel riști ca planul de afaceri depus să nu reflecte realitatea dezvoltării propuse.

5. Verifică dacă ai disponibili banii necesari.

Fondurile europene nu sunt ca un împrumut la bancă. În momentul semnării contractului de finanțare este puțin probabil să primești direct în cont suma accesată. Există posibilitatea de a solicita o parte din bani în avans (prefinanțare) pe multe dintre linii, dar și această sumă este limitată. Cel mai probabil vei utiliza mecanismul cererilor de plată sau al cererilor de rambursare. Asta înseamnă că fie îți găsești furnizori dispuși să îți aducă echipamentele și apoi să aștepte verificarea dosarului și ulterior plata (cerere de plată), fie plătești din surse proprii și apoi trimiți documentele și soliciți să ți se returneze banii (cerere de rambursare). Ia în considerare faptul că există întârzieri în verificare și plată, deși activitățile tale din proiect au o perioadă limitată. Amânarea plății din partea autorității nu este acceptată ca motiv pentru neîndeplinirea obligațiilor tale.

6. Alege un consultant care să îți explice toate obligațiile pe care le ai prin proiect.

Proiectele cu fonduri europene pot fi mai rău decât un împrumut la bancă din punctul de vedere al condițiilor pe care trebuie să le îndeplinești. Indiferent pe ce apel depui proiectul, discută în detaliu cu consultantul pe care îl alegi despre toate obligațiile pe care le ai: de la depunere și până la 3-5 ani după ce l-ai finalizat. Ajunge ca tu să nu respecți una dintre condițiile obligatorii la 3 ani de la finalizare pentru a trebui să returnezi (cu dobândă) finanțarea primită.

7. Pregătește-te să respecți condițiile de eligibilitate pe toată perioada dintre depunerea proiectului și semnarea contractului de finanțare.

Indiferent dacă este vorba despre numărul de angajați pe care trebuie să îl menții, despre categoria întreprinderii, despre profit sau orice alte condiții, asigură-te că știi în detaliu la ce trebuie să fii atent. Uneori evaluarea proiectului depus poate dura mai mult de un an și este ușor să pierzi din vedere aceste elemente. Dacă unul dintre criterii nu mai este îndeplinit este posibil să nu mai poți semna contractul de finanțare, chiar daca ești pe lista de câștigători.

8. Ia în considerare faptul că vei utiliza fonduri publice.

Ca și antreprenor știm că ești obișnuit să îți desfășori activitatea după regulile proprii în firma ta. Dar în momentul în care beneficiezi de fonduri europene va trebui să respecți alte reguli. Nu mai poți cumpăra de la furnizorii obișnuiți, dacă ei nu respectă condițiile procedurilor de achiziție și nici nu ai voie să te răzgândești în timpul procedurii, modificând criteriile de selecție pentru ca să câștige alt ofertant. Totul va trebui făcut transparent, prin anunțuri publice de achiziții și atribuire. Este recomandat să angajezi un specialist în achiziții publice care să te salveze de la tăieri pentru nerespectarea legislației, la fel cum ți-ai angajat un contabil care să se ocupe de partea financiară a firmei tale.

9. Asigură-te că ai personal disponibil care să se ocupe de proiect.

Chiar dacă ai angajat o firmă de consultanță care se ocupă de managementul proiectului, ai nevoie și de cel puțin încă o persoană din firmă care să poată furniza informații și documente. Implementarea unui proiect cu toate procedurile de decontare a plăților, achiziții, raportare, activitatea propriu zisă de operaționalizare a investiției presupune un efort destul de mare, care se poate suprapune peste perioadele încărcate ale organizației. Nedepunerea la timp a unor solicitări de clarificări sau a documentației pentru achiziții, plată sau raportare poate duce la tăieri din bugetul proiectului.

10. Verifică toți indicatorii pe care ți i-ai asumat în proiect.

Din punctul de vedere al Autorităților de Management, scopul acordării fondurilor europene este îndeplinirea indicatorilor. Indiferent că este vorba despre numărul de noi locuri de muncă pe care te-ai obligat să le menții 3 ani după ce s-a finalizat proiectul sau de cifra de afaceri pe care ți-ai asumat că o vei atinge în urma realizării investiției, acestea reprezintă niște obligații de care ar fi bine să nu uiți. Faptul că nu ai mai găsit un șomer pe care să îl angajezi pe o funcție la 2 ani după ce ai finalizat deja proiectul poate însemna că va trebui să dai toți banii înapoi. Știm că nu e vina ta. Dar informează-te care sunt toate obligațiile pe care le ai și până când trebuie să le îndeplinești. Faptul că nu știi nu este un motiv suficient ca să fii iertat.

Irina Roșu este specialist în fonduri și parte din echipa Bursa de Fonduri. Mai jos, analizele realizate anterior pentru Economica.

SAGA POC 4.1.1. Guvernul își bate joc de antreprenorii loviți de COVID: Proiectul în care s-au promis sute de milioane, schimbat iar, exact înainte de debut

Profilul ideal al antreprenorului de start-up nation

Măsura 3, sau cum îngroapă Statul firmele pe care trebuia să le salveze. Cronologia unei comedii proaste