TotalSoft a dezvoltat un chatbox şi semnătură electronică pentru companii şi profesioniştii din resurse umane

TotalSoft, unul dintre cei mai importanți furnizori de sisteme informatice de business din Europa Centrală și de Est a investit în dezvoltarea a două soluții software care ajută companiile și profesioniștii din resurse umane să rămână productivi chiar și lucrând de acasă: semnătura electronică și chatbot, asistentul virtual de HR.
Economica.net - lun, 06 apr. 2020, 08:27
TotalSoft a dezvoltat un chatbox şi semnătură electronică pentru companii şi profesioniştii din resurse umane

Digitalizarea proceselor de resurse umane este esenţială în contextul crizei cauzate de pandemia de COVID-19. Pentru companii, obiectivul principalul în momentul de față este acela de a continua procesele și operațiunile de business într-o manieră cât mai apropiată de normalitate, iar departamentul de HR este fundamental în acest sens. Acesta trebuie să pună la dispoziția angajaților toate documentele de care au nevoie, să răspundă rapid la solicitările acestora, să poată continua procesele de recrutare și angajare, să editeze contracte de muncă și să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacțiune față în față, respectând cerințele de distanțare socială.

În acest sens, TotalSoft a abordat situația pornind de la nevoile ambilor actori implicați: pe de-o parte organizația și departamentul de HR și, pe de altă parte, angajatul. Cum interacțiunea dintre angajat și angajator trebuie să rămână strict la distanță, o serie de soluții software devin absolut necesare. Printre acestea se numără semnătura electronică și chatbot-ul.

Semnătura electronică pentru trasabilitate, ușurință și siguranță
Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizației și semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea sunt semnate și de reprezentanții legali ai organizației, tot fizic.

Soluția de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces, care se rezumă la câțiva pași digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicația transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă pe o anumită perioadă de timp.

Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta urmează fluxul firesc și se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalți semnatari legali din organizație care pot semna electronic documentul. Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții, semnătura electronică fiind recunoscută de autoritățile statului.
Avantajele majore ale acestei soluții sunt trasabilitatea, existând o evidență clară a momentului semnării documentului de fiecare parte și a formatului în care a fost semnat documentul, totul în timp real, dar și siguranța în contextul pandemiei de COVID-19 care necesită interacțiune fizică 0.

„Digitalizarea proceselor de resurse umane este esenţială în această perioadă, în care majoritatea angajaţilor de pe piaţa locală lucrează de acasă. Acest lucru nu se va schimba prea mult nici după ridicarea carantinei, iar contractul de muncă în formă fizică va deveni istorie, la fel și cartea de muncă. Dacă în trecut semnarea unui contract de muncă dura până la 2 zile, astăzi se poate semna în 3 minute. Avem deja răspunsul ITM-ului care precizează că atâta vreme cât documentul este semnat cu semnături electronice certificate, valide, de ambele părţi, atunci el are valoare juridică”, a declarat Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director în cadrul TotalSoft.

Chatbot HR disponibil pe orice platformă digitală de comunicare
Pentru a veni în sprijinul angajaților care lucrează de acasă și au nevoie de suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile, TotalSoft a dezvoltat chatbotul Timea, colega virtuală de la HR.

“Am abordat această soluție în urma analizei tendințelor globale în materie de comunicare. Am observat un trend foarte clar în rândul oamenilor de a comunica prin mesaje text. Este pe departe cea mai utilizată formă de interacțiune, drept urmare am dorit să ajutăm angajații printr-o formă de suport disponibilă 24/7, pe o platformă digitală familiară lor”, a menționat Mihai Gavan.

Dacă în urmă cu câțiva ani părea greu de crezut, în prezent, grație avansului tehnologic, majoritatea solicităror de HR se pot rezolva transmițând mesaje simple către un asistent virtual, căruia oricine îi poate solicita ajutorul folosind platformele de comunicare disponibile: Facebook Messanger, Skype, WhatsApp, Slack, etc. Timea, chatbotul TotalSoft, poate ajuta angajații să afle imediat și la orice oră soldul zilelor de concediu, le poate trimite imediat pe email diverse adeverințe, și poate iniția fluxuri de tipul cererilor de concediu sau raportarea concediului medical către organizați

TotalSoft, companie românească înființată în 1994, este unul dintre cei mai importanți furnizori de sisteme informatice de business (ERP, HCM, DM și BI) din Europa Centrală. Compania are o echipă de peste 500 de specialiști și proiecte în 45 de țări, pe patru continente.

Te-ar mai putea interesa și
Ciucă: PNL își asumă angajamentul ferm ca până în 2028 salariile din Educaţie să ajungă la același nivel cu cele din Sănătate
Ciucă: PNL își asumă angajamentul ferm ca până în 2028 salariile din Educaţie să ajungă la același nivel cu cele ...
PNL îşi asumă un angajament ferm, că până în 2028 salariile din Educaţie vor ajunge la acelaşi nivel cu cele din Sănătate, a transmis luni preşedintele PNL, Nicolae Ciucă, la o......
Apare Programul Naţional pentru Sprijinul Marii Industrii, cu finanțare de un miliard de euro. Ce spune ministrul Finanțelor
Apare Programul Naţional pentru Sprijinul Marii Industrii, cu finanțare de un miliard de euro. Ce spune ministrul Finanțelor
Ministerul Finanţelor a lansat luni seara, în dezbatere, un proiect de Ordonanţă de Urgenţă pentru înfiinţarea Programului ...
Germania oferă ucrainei un ajutor de iarnă de 200 de milioane de euro
Germania oferă ucrainei un ajutor de iarnă de 200 de milioane de euro
Ministrul german de Externe Annalena Baerbock a anunţat luni, la Kiev, un ajutor suplimentar din partea Germaniei pentru ...
Senatul a votat în favoarea modificării Legii pensiilor militare. Indexarea se va face în raport cu solda sau salariul
Senatul a votat în favoarea modificării Legii pensiilor militare. Indexarea se va face în raport cu solda sau salariul
Senatul a adoptat, luni, în plen, proiectul de modificare a Legii pensiilor militare, cu amendamente, prin care se prevede ...