Decebal Popescu, Smart Touch – startup care digitalizează documente: Anul viitor vrem să atragem un fond de investiții și să ne extindem internațional

Smart Touch este un startup din România care a creat un sistem de procesare inteligentă de documente care poate învăța orice tip de document, dar și modul în care companiile le folosesc. Astfel, platforma poate digitaliza documente și să le trimită către parteneri sau alte sisteme interne. Smart Touch are un produs disponibil în momentul de față numit Apollo.

Startup-ul a fost înființat în noiembrie 2020, iar soluția companiei a fost lansată pe piață în luna august a acestui an. La momentul lansării, cei doi co-fondatori, Decebal Popescu și Octavian Radu, estimau că, până la sfârșitul anului, valoarea investiției va depăși 500.000 de euro. Însă, aceste estimări nu s-au realizat, datorită optimizării unor costuri, noul termen avansat fiind vara anului 2023.

”Până acum, am investit 350.000 de euro dezvoltarea platformei Apollo. Această sumă provine din fonduri proprii, asigurate de acționari. Am reușit să mai optimizăm din costuri pe parcurs, ceea ce face ca suma de 500.000 de euro să fie atinsă în vara lui 2023, dată la care ne propunem să aducem și un fond de investiții alături de noi. Nu putem vorbi de break-even la acest moment, întrucât suntem în faza de creștere, scalare – acum ne concentrăm atenția pe investiții, nu pe break-even”, spune, într-un interviu acordat Economica.net, Decebal Popescu.

Începuturile Smart Touch Technologies

Cei doi co-fondatori au experiențe solide în industrii complexe: Octavian Radu a fost Innovation Program Leader la Keysight Technologies, are o experiență de peste 20 de ani în dezvoltarea de produse software și hardware și studii de doctorat în inteligență artificială, iar Decebal Popescu este fondatorul Transport Academy și fostul CEO al Cartrans România, cu o experiență de peste 17 ani în industria de transport & logistică.

”Ideea s-a născut dintr-o nevoie pe care am constat-o frecvent în industria de transport și logistică în care activez de peste 17 ani și pe care am început să o constat tot mai des imediat după debutul pandemiei, printre prietenii care aveau companii în alte industrii – cea a digitalizării proceselor manuale. 

Una dintre activitățile mari consumatoare de timp și resursă umană într-o companie este procesarea documentelor. Discutând cu mai mulți antreprenori în perioada pandemiei, ne-am dat seama că tema predilectă la care se ajungea era: cum putem procesa documentele, datele, informațiile dacă angajații nu sunt la birou?”, povestește co-fondatorul.

O altă problemă identificată de acesta a fost rutina, erorile, dar și demotivarea angajaților care fac o muncă manuală. În plus, contextul actual din piața muncii amplifică nevoia de digitalizare și automatizare.

”De aceea, digitalizarea proceselor manuale este esențială nu doar pentru dezvoltarea organizației, ci chiar pentru supraviețuirea ei (…) Angajații s-au întors la birou, dar s-au întors mai puțini și găsirea unor înlocuitori e o mare provocare, pe termen lung. Automatizarea abordează direct problemele legate de lipsa forței de muncă, erorile de procesare umană, costurile cu slaba calitate, acuratețea scăzută a datelor și timpii mari de procesare. De aici am plecat când am dezvoltat Apollo, cea mai complexă platformă de captare, procesare și schimb de date din Intelligent Document Processing”, explică Popescu. 

Cum funcționează și ce înseamnă procesarea documentelor

Apollo este o platformă SaaS, dotată cu Inteligență Artificială, self serving, no code și dezvoltată pentru a procesa inteligent fluxuri multiple de documente diferite. Platforma automatizează procesele și procedurile ce implică orice tip de document (facturi, chitanțe, contracte, avize de însoțire a mărfii, foi de parcurs, comenzi de transport etc.), indiferent că vorbim despre emitere, procesare sau recepție.

Pe scurt, Apollo extrage, procesează, validează, transformă, dacă e cazul, și face schimb de date între mai multe organizații și sistemele lor, chiar dacă sunt diferite, în mod automat, aproape instantaneu și cu o acuratețe de până la 99%.

Platforma dezvoltată de cei doi folosește machine learning pentru a înțelege informația aflată în orice tip de document, pentru ca apoi să o proceseze. Astfel, utilizatorul câștigă timp, iar angajații pot să se ocupe și de alte lucruri decât de introducere de date.

”Un pic mai pe larg, Apollo începe cu captarea automată a documentelor din orice sursă (email, Google Drive, MS OneDrive, Amazon Cloud, etc.) și în orice format (pdf, png, jpeg, docx, etc.), le identifică, separă documentele diferite dintr-un volum mare de scanări, apoi clasifică toate documentele captate. În următoarea etapă, Apollo extrage toate informațiile relevante din documentele captate, printr-o analiză semantică și/sau spațială, înțelege și raționalizează datele extrase, validează automat câmpurile predefinite, pe baza proceselor companiei, aplică reguli de transformare a datelor, dacă e cazul și, la final, grupează documentele. În ultima etapă, Apollo replică fluxurile de business existente în cadrul companiei, iar conectorii transferă datele către softul enterprise existent”, explică Decebal Popescu. 

”Toate aceste acțiuni au loc automat, în decurs de doar câteva secunde. Asta înseamnă de cel puțin 10 de ori mai rapid decât o poate face un om, mai ales în cazul documentelor cu multe date, cum e cazul facturilor sau avizelor cu multe pagini/articole. Din punct de vedere al costurilor, costul lunar pentru utilizarea platformei Apollo este cu mult sub costul total al unui angajat cu salariul minim pe economie, pentru o companie care procesează minim 1.000 de pagini pe lună”.

Suma investită până în prezent, de 350.000 de euro, a fost folosită în primul rând pentru a atrage forță de muncă specializată, precum și pentru resursele de cloud, unde este găzduită întreaga infrastructură de procesare.

”Am investit, de asemenea, în procesul de branding și comunicare și în dezvoltarea mai multor scenarii de fluxuri pe diverse verticale. Așa au apărut fluxurile de contabilitate și cele din zona prelucrării avizelor și comenzilor de transport, spre exemplu. Toate acestea iau timp și au nevoie de resurse, întrucât vrem să lansăm în piață produse și servicii testate intensiv. Evident, investițiile în perioada următoare se vor axa cu prioritate pe vânzări și dezvoltarea de parteneriate”, a mai precizat antreprenorul.

Provocări și planuri de viitor

Transportul & logistica, distribuția, retail-ul și firmele de contabilitate sunt verticalele care utilizează intensiv schimbul de date prin documente fizice, prin urmare startup-ul a dezvoltat pentru aceste domenii fluxuri standard de documente, care pot fi implementate în doar câteva zile.

”Noi considerăm că piața este deschisă să treacă la următorul nivel de dezvoltare. Digitalizarea nu mai este nice to have, ci must have. Peste un an nici nu va mai fi nevoie să explicăm atât de amănunțit ce face automatizarea și care sunt beneficiile ei pentru o companie, pentru că marea majoritate vor ști ce înseamnă IDP, Intelligent Document Processing, la fel cum azi știu ce este un RPA”, punctează Decebal Popescu.

Una dintre provocările pieței este, potrivit reprezentantului Smart Touch, teama managerilor că tehnologia va lăsa oamenii fără un loc de muncă.

”Una dintre temerile cu care ne-am confruntat din partea companiilor este că mașinile și tehnologia vor înlocui oamenii. Această frică se regăsește constant pe diverse paliere din organigramă, de la top management până la angajații din producție. În realitate, însă, tehnologia nu concurează cu oamenii pentru posturile lor, ci îi ajută să își facă treaba mai bine, mai repede și cu mai puțin efort”.

Este imperativ necesară o schimbare de mentalitate. Să înțelegem că tehnologia și automatizarea sunt instrumente pe care noi, oamenii, le putem folosi pentru a ne fi mai bine. Pentru a munci mai bine, pentru a trăi mai bine. Așa a apărut revoluția industrială și așa am evoluat ca omenire. Gândiți-vă doar câte lucruri puteți face astăzi din telefonul mobil, pentru care înainte petreceați ore și kilometri, dacă ar fi să ne gândim doar la clasicul mers până la bancă”, mai spune co-fondatorul Smart Touch Technologies.  

Acesta a adăugat că, odată ce o companie implementează soluții de automatizare, angajații ”pot crea sau prelua taskuri noi, care le pun mai bine în valoare potențialul personal și profesional și care produc o valoare mai mare atât pentru ei, ca indivizi, cât și pentru compania în care lucrează”. 

Decebal Popescu consideră că antreprenorul sau compania care se întreabă dacă să automatizeze sau nu anumite procese manuale și repetitive sunt deja cu un pas în urma colegilor din industrie care vor avea un avantaj competitiv și oameni mai motivați ca rezultat al tehnologizării. ”Întrebarea pe care cred că fiecare dintre noi ar trebui să ne-o adresăm nu este dacă automatizăm, ci cât de repede automatizăm”, conchide acesta. 

Obiectivul Smart Touch Technologies pe termen lung și mediu includ extinderea pe piața internațională, potențialul de scalare fiind enorm, mai ales că problema pe care platforma o rezolvă este una care se regăsește peste tot în lume.

”Pentru că Apollo este o platformă self serving și no code, orice companie își poate construi și antrena singură extractorul pentru tipul de document folosit, indiferent din ce zonă a globului este. Noi nu am construit un model doar pentru facturile din România, pentru comenzile de la firma X sau un template pentru cine știe ce document care, dacă își schimbă puțin formatul, a dat peste cap tot sistemul. Ești din Brazilia și ai un document specific zonei tale, în limba ta, conform legislației din țara ta etc.? Ai minim 100 de documente de acel tip pe care să i le arăți extractorului să învețe din ele? Apollo este soluția potrivită”. 

Întrebat despre rezultatele financiare, Popescu nu a avansat o cifră exactă și a răspuns că nu cifra de afaceri este cel mai important aspect pe care îl urmărește startup-ul în prezent, ci feedback-ul unui număr cât mai mare de companii.

”Da, e costisitor, dar e calea cea mai sănătoasă spre o scalare sustenabilă. Dacă te gândești doar la bani, rareori reușești ca start-up. Dacă te gândești la cum să rezolvi mai bine problema sau nevoia clientului, cum să construiești o strategie de Go ToMarket adaptată vremurilor și, peste toate acestea, să ai o execuție ireproșabilă, îți este deschisă calea spre succes. Clienții își vor vedea problemele rezolvate, în timp ce investitorii vor vedea potențialul de câștig”.