Regulile de aur ale contractelor care scapă de griji orice mic antreprenor. OPINIE

Opinie de Mihaela Vintilă, co-fondator AdWise

 Prin urmare, este foarte important ca fiecare relație de business să fie reglemetată de o înțelegere (contract/acord) care să stabilească toți termenii și condițiile generale și speciale de derulare a relației comerciale, de executare de către părți a obiectului înțelegerii și obligațiilor reciproce, criterii în funcție de care se evaluează exactitatea și conformitatea îndeplinirii de către părți a obligațiilor sau culpa/întârzierea părților în executarea obligațiilor, răspunderile reciproce ale părților, procedura de încetare unilaterală sau de comun acord a relației comerciale. Sună mai complicat decât este în realitate.

Relația cu clienții se poate derula fie în baza unui contract cadru care să stabilească termenii și condițiile generale, urmat de oferte/comenzi lansate în baza contractului cadru, acceptări de comenzi, anexe/acte adiționale, fie în baza unor contracte de sine stătoare pentru fiecare prestare de serviciu, executare de lucrare sau livrare de produs.

Regula de aur într-o relație comercială de lungă durată este să propui partenerilor de afaceri companiei tale – fie ei clienți, furnizori, colaboratori – contracte echilibrate, în care să se regăsească interesele reciproce ale părților. Mai mult, pentru ca orice relație contractuală să funcționeze ai grijă să conturezi premisele, mai precis situația de la cere pleci și în funcție de care va fi valorizată și evaluată și prestația companiei tale.

Cele 13 reguli de aur ale contractelor cu clienții

Contractele cu clienții sunt motorul unei companii, din ele fiind asigurate fondurile necesare acoperirii cheltuielilor de funcționare a companiei și totodată profitul ce urmează a fi distribuit asociaților. În cazul în care ești la început de drum și nu îți permiți un avocat, în relațiile cu clienții trebuie sa fii atent la următoarele aspecte:

1. Să ai grijă să conturezi cu exactitate premisele de la care pleci, înțelegerea, situația de fapt în funcție de care se va aprecia chiar prestația la care te-ai obligat. Dacă te obligi să restaurezi o clădire veche, precizează cu exactitate de unde ai plecat, ai grijă ca fiecare element să fie descris cu exactitate (eventual fotografii anterioare momentului începerii prestației). De asemenea stabilește cu exactitate și obiectivul final.
2. Să ai grijă ca ceea ce te obligi în contract să execuți ca serviciu/lucrare sau să livrezi ca și bun/produs face parte din obiectul de activitate al companiei tale și că ai toate avizele și autorizațiile necesare.
3. Să analizezi toate aspectele fiscale în legătură cu executarea serviciului/lucrării ori, după caz, a livrării produsului/bunului.
4. Să stabilești cu exactitate caracteristicile, criterii și specificațiile executării serviciului/lucrării sau produsului livrat, în funcție de care se evaluează conformitatea executării prestației.
5. Să stabilești cu exactitate scadența (data) îndeplinirii de către companie a obligațiilor contractuale și scadența îndeplinirii de către client a obligației reciproce (cum ar fi, dar nu limitat la, a obligației de plată).
6. Să stabilești cu exactitate procedura și criteriile de acceptare de către client a serviciului prestat sau produsului livrat.
7. Să conturezi cu exactitate procedura de remediere a viciilor serviciilor/lucrării/produselor. termenele pentru efectuarea remedierii viciilor în așa fel încât acestea să fie utile naturii lucrării/serviciilor sau înlocuirii/reparării defecțiunilor bunului;
8. Să stabilești cu exactitate în relația cu clientul prețul (determinat sau determinabil – criterii, formule de stabilire a prețului), tranșele de preț și scadența acestora. Prețul poate fi unitar pe fiecare serviciu sau produs, global, pe unitate de timp (pe ora/ zi/lună – specifice de exemplu consultanței), de tip “remunerație de succes” ca urmare a îndeplinirii cu succes pentru client a prestației. În cazul stabilirii unei remunerații de succes este foarte imporant să definim în cuprinsul contractlui ce anume înseamnă succes, când se consideră acesta că a fost atins, cum se determină valoarea remunerației de succes, cum se efectuează plata (pro-rata, o singură tranșă etc);
9. Să dimensionezi răspunderea față de client în cazul incidențelor decurgând din executarea contractului. Tot în acest context, este important să stabilești modalitatea de determinare/calcul a prejudiului suferit de client ca urmare a culpei companiei în executarea prestației/lucrării/ sau livrării unui produs neconform. Ai chiar posibilitatea dimensionării exacte prin înțelegerea contractuală a valorii prejudiciului dimensionat pentru anumite forme de răspundere – intârziere în livrare/prestare etc.
10. În cazul în care în executarea contractului încheiat cu clientul compania urmează să apeleze la serviciile unor furnizori externi, să ai grijă ca în contractele încheiate cu aceștia să impui condiții de conformitate identice celor la care compania urmează să se oblige în relația cu clientul, termene de livrare/prestație în concordanță cu termenele pe care compania urmează să și le asume sau și le-a asumat.
11. Să soliciți și să oferi garanții echilibrate pentru prestațiile reciproce ale părților, cum ar fi dar nu limitat la bilete la ordin/CEC-uri pentru asigurarea încasării prețului, ipoteci mobiliare pe stocurile de marfă livrată și care să poarte asupra acestora până la încasarea prețului, garanții de bună execuție acordate beneficiarului. Toate garanțiile primite sau oferite vor urma regulile de fond și de formă aplicabile instituirii fiecarei garanții, vor fi însoțite de prevederi contractuale care să reglementeze cu exactitate mecanismul legal sau contractual în baza căruia acestea vor funcționa.
12. Să stabilești cazurile și modalitățile de încetare a contractului, răspunderile în caz de încetare înainte de termen, modalitatea de predare către client a documentelor de lucru, informațiilor sensibile, modalitățile de restituire/radiere a garanțiilor contractuale oferite sau garanțiilor legale instituite.
13. Să asumi și să primești de la client acord de confidențialitate pe derularea relației contractuale și după încetarea contractului, în așa fel încât să nu existe divulgări de relații confidențiale de natură să afecteze imaginea companiei și clientului, relațiile comerciale ale acestora etc.

Ce adaugi în template-urile pe care poate le salvezi de pe internet? Care sunt clauzele esențiale?

Nu este recomandată folosirea în relațiile cu clienții/furnizorii de template-uri salvate de pe internet. Motivul principal este ca acestea nu sunt adaptate situației concrete în care se găsește compania ta, nu sunt asumate de un profesionist, nu sunt actualizate în funcție de legislația aplicabilă.

Dacă totuși nu vrei să pleci de la pagină alba și vrei sa folosești în orice proporție un model luat de la un prieten sau de pe internet ai grijă să îți stabilești cu exactitate poziția contractuală (prestator/beneficiar/chiriaș). S-ar putea, de exemplu, ca un contract de închiriere găsit pe internet să fie postat de un proprietar de clădire și să fie ideal pentru acesta, dar nu ideal pentru compania ta în cazul în care aceasta urmează ca aceasta să încheie un contract de închiriere în calitate de chiriaș, Apoi trebuie să analizezi cadrul legislativ aplicabil contractului și să te asiguri ca acele clauze legale la care acesta face trimitere mai există în forma actualizată a legii. Următorul pas este să analizezi dacă în afara textelor de lege la care se face trimitere în template există texte de lege concrete care se aplică  – dreptul românesc este foarte reglementat, există texte de lege care ți se aplică fără să știi asta. Ultima parte este să te asiguri că introduci în template descrierea exactă a premiselor, conturarea exacta a obiectului contractului, a prestației reciproce pe care o aștepți de la client (cum ar fi preț). Nu în ultimul rând, fii sigur că ai adăugat cele 13 reguli de care trebuie să ții cont în relația comercială cu clienții companiei tale.

Clauzele esențiale în orice relație comercială

Pentru a reprezenta garanția unei relații comerciale corecte și profitabile, contractele pot și chiar trebuie să conțină clauze precum:

1. Clauza care face referire la legea și trimiterea la legea care se aplică contractului.
2. Obiectul contractului. Exemplu – Cantitatea, calitatea, ambalaj, marcare.
3. Condiții de livrare a produselor, clauzele privind transferul de proprietate asupra bunurilor (la livrare sau la achitarea produsului), clauzele de transfer de risc (cine suportă riscul pieirii bunului). Atenție la regulile Incoterms 2022, aplicabile în comerțul cu produse.
4. Clauze privind condiţiile de expediţie, încărcare-descărcare, transport şi asigurare
5. Clauza cu privire la răspunderea părților și dimensionarea prejudiciilor în caz de incident/culpă contractuală.
6. Clauza de impreviziune sau hardship – pentru contractele încheiate pe o perioadă nedeterminată, pentru cele cu executare îndelungată și în care reperele în funcție de care părțile și-au asumat obligațiile se pot schimba. Prin aceste clauze, părțile își asumă riscuri decurgând din schimbări imprevizibile ce nu depind de acestea.
7. Clauza de înlăturare a oricărei forme de răspundere în caz de forță majoră sau de limitare în situația unui caz fortuit.
8. Clauza care stabilește ordinea de prioritate (ordinea de aplicare a documentelor contractuale), în cazul în care relația comercială între părți este reglementată prin mai multe documente contractuale. De exemplu dacă pentru o anumită achiziție de bunuri părțile au stabilit și condiții generale de achiziție/livrare și condiții speciale, condițiile speciale se aplică cu prioritate, iar condițiile generale în completare, acolo unde condițiile speciale nu prevăd vreo particularitate;
9. Clauze de instituire de garanții accesorii aferente obligațiilor asumate de părți prin contract și modalitatea de radiere/încetare a acestora.
10. Clauzele de modificare și încetare a contractelor și stabilirea clauzelor a căror obligație de respectare continuă și după îndeplinirea obligațiilor și chiar încetarea contractelor (de exemplu clauza de confidențialitate, garanția de bună execuție).
11. Clauza care stabilește modalitatea de comunicare valabilă între părți pe parcursul executării contractului.
12. Clauza multiplului exemplar – pentru contractele care nu sunt încheiate în formă autentică în fața notarului (contractele comerciale) care să includă o clauză privind numărul originalelor semnate și să fie semnate de fiecare parte pe fiecare pagină.

De ce e important să te ajute un consultant și cum îl alegi?

În business, chiar și cei mai experimentați pot să facă erori. De exemplu, implicat în operațiunile de zi cu zi, managerul poate să fie subiectiv și să greșească în momentul în care ia decizii strategice. În plus, nimeni nu s-a născut învățat și nimeni nu le știe pe toate. Consultantul are un rol esențial în viața companiei pentru că te susține în derularea activității, te consiliază pentru respectarea criteriilor și condițiilor de conformitate, te ajută să înțelegi riscurile la care te expui prin derularea unei activități. Consultantul are rolul de a sta alături de tine în deciziile de business în care înțelegerea corectă a premiselor și cadrului profesional specific (legal, fiscal, financiar) este esențială pentru a avea o alegere conștientă a căilor de urmat. Consultantul te ajută la implementarea legală și conformă a deciziilor de business asumate în companie, prin ghidajul profesional oferit în fiecare fază de implementare.

Consultantul potrivit il vei alege atunci când vei contura foarte clar așteptarea pe care o ai de la acesta și mai ales profilul exact al acestuia. Cum îl vezi tu pe cel care va fi alături de tine în parcursul de business în care te afli, ce anume vrei să facă acesta pentru tine, ce calități profesionale, istoric profesional ai vrea să aducă consultantul în businessul tău, cât de apropiat de tine vrei să fie, până la ce nivel de implicare, cum vrei să relaționezi cu acesta.

Riscul de a fi dat în judecată sau de a nu-ți primi banii, limitat de clauze inspirate

Nu există o clauză anume care te ferește de riscul de a fi dat în judecată sau de a nu-ți primi banii. Toate clauzele de mai sus sunt de natură a diminua aceste riscuri. Ceea ce te ferește în a ajunge într-o situație de dispută sau într-o situație de neplată este claritatea cu care formulezi clauzele într-un contract. Un contract funcționează ca un mecansim, el trebuie să fie scris atât de clar încât să poată fi executat (pus în aplicare). Dacă ai formulat clar o obligație contractuală, criteriile în raport cu care aceasta urmează a fi considerată ca fiind îndeplinită conform sau formula de preț, modalitatea de plată a acestuia, tranșele de preț și data scadenței acestora, riscul de a fi dat în judecată nu este diminuat, dar chiar dacă nu eviți acest risc, poziția companiei tale într-un eventual litigiu va fi mai puternică și șansele de a demonstra că executarea contractului a fost conformă sunt mult mai mari.

Pentru a te feri de riscul de a fi dat în judecată ar trebui să acorzi o însemnătate mare nu numai încheierii contractului ci și execuției acestuia. Un contract trebuie atent monitorizat în etapa de execuția. Astfel, trebuie să respecți întocmai procedura agreată de executare a contractului, să comunici co-contractantului în timp livrabilele sau probele din care rezultă îndeplinirea obligațiilor din contract, să comunici co-contractantului toate situațiile în care neîndelinirea de către acesta a propriilor obligații sau îndeplinirea neconformă pun compania ta în imposibilitatea îndeplinirii obligațiilor proprii la timp sau îndeplinirea neconformă a acestora, să te asiguri că reprezentanți ai clientului tău participă la livrarea produselor sau serviciilor și inspectează conformitatea acestora. Nu în ultimul rând, ai grijă să consemnezi în procese verbale toate aspectele de neconformitate ridicate la livrare/execuție și să combați în timp util realitatea acestora sau să obții timpul necesar pentru conformare.

Această atenție sporită în faza de execuție a contractelor poate proteja compania ta în eventuale dispute și te ferește de riscul neîncasări.

În ceea ce privește riscul neîncasării, clauzele de protecție au o mare varietate și trebuie alese în funcție de specificul activității. Clauzele clare vor feri compania de risc, mai ales dacă ai reglementat bine și ai obținut de la co-contractant garanții pentru încasarea prețului.

Mihaela Vintila este partener al firmei de consultanta AdWise. În cei 21 de ani de avocatură, Mihaela Vintilă a cunoscut numeroși manageri de top și antreprenori, pe care i-a asistat în cadrul unor tranzacții gigant sau i-a ajutat să rezolve tot felul de spețe complexe. Absolventă a Facultății de Drept din cadrul Universității București, primii pași în carieră i-a făcut alături de avocatul Ion Igret în cadrul societății de avocatură Igret și Oancea. În anul 2004 și-a început și aventura antreprenorială în momentul în care și-a înființat propriul cabinet de avocatură. După alți doi ani, a pus bazele societății de avocatură Istocescu & Vintilă.