Amploarea dezastrului în sistemul public: de la angajări netransparente, la echipamente IT depăşite. Lista neregulilor găsite de Curtea de Conturi

Curtea de Conturi a publicat vineri, 23 noiembrie, „Raportul special privind activitatea structurilor de audit public intern de la nivelul autorităților administrației publice centrale”.

Economica.net vă spune care sunt concluziile Curţii de Conturi care a analizat rapoartele de audit intern din anul 2017, primite de la 116 autorităţi publice centrale şi subordonate:

Neregulile găsite în departamentele IT ale instituţiilor publice:

• servere și echipamente IT insuficiente și uzate moral și fizic, absența contractelor de mentenanță, spații neadecvate pentru servere și pentru celelalte echipamente IT;
• incompatibilități între unele sisteme de operare și aplicațiile utilizate;
• echipamente IT care nu asigură recuperarea informațiilor în cazuri de risc;
• o parte dintre computerele instituțiilor nu au program antivirus performant și actualizat;
• lipsa planurilor de recuperare a datelor în caz de dezastru;
• management deficitar al parolelor pentru subsistemele IT (parole de acces la servere, parole pentru echipamentele de rutare, parole pentru acces administrare pagina web);
• lipsa procedurilor privind drepturile de acces, înregistrare, modificare, citire, tipărire și ștergere a datelor din unele sisteme informatice;
• deficit de personal de specialitate, cu pregătire profesională adecvată, dar și fluctuație semnificativă a angajaţilor;
• dificultăți în recrutarea de personal cu pregătire adecvată, ca urmare a restricțiilor bugetare de finanțare;
• nu sunt stabilite planuri de asigurare a continuității activității la nivelul compartimentelor IT;
• lipsa planurilor de formare/perfecționare a pregătirii profesionale a personalului din domeniul IT, existența acestora cu un conținut incomplet sau inadecvat, sau neimplementarea lor din lipsă de fonduri;
• probleme în ceea ce priveşte organizarea, implementarea, administrarea/mentenanța sistemului IT – infrastructură;
• programe informatice insuficiente, neperformante și neadecvate în raport cu obiectivele și nevoile instituţiilor publice;
• neactualizarea paginii de internet cu informații provenite de la compartimentele responsabile pentru conținutul acestora;
• lipsa procedurilor interne operaționale pentru activitatea de IT, inclusiv a procedurilor de asigurare a securității informatice, existența acestora cu un conținut incomplet, inadecvat, ineficace sau neimplementarea lor;
• disfuncționalități în organizarea și funcționarea compartimentelor IT.

Curtea de Conturi a găsit nereguli grave şi în domeniul angajărilor la autorităţile publice centrale şi instituţiile subordonate, ale căror raporte de audit intern le-a analizat. Iată-le pe cele mai importante:

• lipsa de transparență în privinţa posturilor vacante;
• constituirea defectuoasă a comisiilor de concurs;
• stabilirea greşită a unor drepturi de natură salarială, acordarea unor drepturi salariale contrar prevederilor legale aplicabile și calcule eronate ale bazei de impozitare și ale obligațiilor de plată către bugetele publice;
• necunoașterea atribuțiilor postului şi a modului de exercitare a lor de către ocupanții posturilor, precum şi situaţii de neconcordanță între sarcinile stabilite prin fișele posturilor și cele executate efectiv;
• neîntocmirea contractelor individuale de muncă sau neînregistrarea tuturor modificărilor aduse acestora;
• disfuncționalități în evaluarea performanțelor profesionale ale personalului (rapoarte de evaluare incomplete), în promovarea acestuia și în dezvoltarea și monitorizarea carierei profesionale;
• insuficientă monitorizare și evaluare a efectelor perfecționării pregătirii profesionale asupra comportamentului profesional al personalului, a cunoștințelor, abilităților și aptitudinilor dobândite, a performanței realizării sarcinilor, promovării în carieră;
• lipsa unor sisteme informatice integrate pentru gestionarea resurselor umane, sau existența unor sisteme neperformante, inadecvate pentru constituirea, actualizare lipsa strategiilor și/sau a politicilor de resurse umane;
• gestionarea improprie și neactualizarea contractelor individuale de muncă, a dosarelor de personal și profesionale;
• neîntocmirea/neactualizarea fișelor de post pentru toate funcțiile din instituţiile publice auditate;
• fișe ale posturilor incomplete, neînregistrate, nedatate sau nesemnate de către persoanele care le-au elaborat şi de către ocupanții posturilor respective;
• lipsa unui format standard al fișelor posturilor, aplicabil unitar pentru funcțiile de conducere, respectiv de execuție, dar și neconcordanțe între atribuțiile prevăzute în fișele posturilor;
• lipsa procedurilor specifice pentru toate categoriile de activități din domeniul resurselor umane, conținut incomplet al acestora, nerespectarea lor de către personalul de specialitate, necunoașterea sau nerespectarea reglementărilor legale aplicabile;
• neactualizarea procedurilor în funcție de modificările organizatorice şi legislative;
• lipsa procedurilor specifice pentru planificarea și realizarea pregătirii și perfecționării profesionale continue a personalului de conducere și de execuție, conținut incomplet al acestora sau neimplementarea lor;

Curtea de Conturi a României spune că auditul intern al instituţiilor publice ar trebui să se concentreze mai mult pe:

• angajarea/promovarea unor persoane care nu corespund cerințelor posturilor respective şi care au performanțe slabe;
• nerealizarea obiectivelor instituţiilor, ca urmare a angajării și/sau promovării de personal, de conducere și de execuție, care nu corespunde, din punct de vedere al pregătirii şi al experienței, cerințelor posturilor respective și celor din reglementările interne;
• obligativitatea scoaterii la concurs, periodic, a posturilor vacante sau revizuirea organigramei și renunțarea la aceste posturi dacă managementul consideră că activitatea se derulează în parametrii de performanță și în condițiile menținerii acestor posturi neocupate;
• necesitatea fundamentării unor cerințe specifice și a unui profil al candidaților pentru posturile vacante, în concordanță cu necesitățile reale ale entităților reieșite din strategii/planuri de dezvoltare instituțională, ținte de performanță, modificări legislative;
• impactul avut de inexistența unui sistem bine fundamentat și cuantificabil de indicatori de performanță pentru măsurarea gradului de realizare a obiectivelor individuale ale personalului cu funcții de execuție și ale celui cu funcții de conducere;
• numirea în posturi de conducere a unor persoane din afara instituţiilor respective, fără a îndeplini condițiile și criteriile interne, și/sau numirea cu delegație a unor persoane din alte entități publice sau private;

Nereguli găsite în departamentele financiar-contabile ale instituţiilor publice:

• efectuarea unor cheltuieli fără documente justificative sau fără ca acestea să fie angajate, lichidate și ordonanțate în mod corespunzător;
• număr insuficient de angajaţi în departamentele financiar – contabile;
• cunoașterea insuficientă de către personalul structurilor financiar-contabile a prevederilor cadrului normativ aplicabil activităţilor specifice domeniului respectiv;
• diferențe între plățile înregistrate în contabilitate și cele înregistrate în alte situații financiare;
• încadrarea neunitară/eronată a cheltuielilor în clasificația economică;
• disfuncționalități în organizarea și utilizarea sistemelor informatice financiar-contabile pentru realizarea și menținerea înregistrărilor, accesarea operativă a datelor și a informațiilor, generarea unor situații centralizatoare și comparative;
• efectuarea de înregistrări contabile în programul informatic fără să fie în concordanță cu documentele justificative anexate sau fără să aibă documente justificative.

Curtea de Conturi consideră că sunt relativ puține argumente credibile care să explice de ce continuă să existe aceleași tipuri de neconformități privind inventarierea, înregistrările contabile, documentele justificative, raportările, controlul intern managerial, după atâția ani de funcționare a auditului public intern, dar și în condițiile în care o mare parte dintre activitățile aferente sunt reglementate în mod analitic prin legislația specifică, se arată în raportul publicat recent de instituţie.

Nereguli grave semnalate în domeniul achiziţiilor publice ale statului:

• pregătire profesională insuficientă, lipsă de specializare în achiziții publice, necunoașterea suficientă a Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP – funcțional în anul 2017);
• disfuncționalități privind efectuarea publicității și a transmiterii invitațiilor de participare la licitații, nerespectarea principiului tratamentului egal al participanților la licitație, aplicarea greşită a criteriilor de selecție;
• neîntocmirea sau întocmirea incompletă a documentației pentru elaborarea şi prezentarea ofertei, insuficiența specificațiilor tehnice;
• organizarea licitațiilor fără constituirea comisiilor de evaluare, lipsa procedurilor de stabilire a responsabilităților şi a separării sarcinilor;
• dosare incomplete ale achizițiilor, fără toate documentele justificative stabilite de legislație și de proceduri;
• disfuncționalități în organizarea și desfășurarea activității de administrare/derulare a contractelor de achiziții publice și efectuarea plăților aferente.
• disfuncționalități privind verificarea corectitudinii etapelor de decontare, verificarea recepției produselor, lucrărilor și a serviciilor furnizate, verificarea întocmirii documentelor justificative, urmărirea respectării termenelor intermediare de plată și încadrarea în valoarea contractului.