Bogdan Năforniță, cofondator și CEO Profluo, despre e-Factura: Toate companiile vor trece printr-o perioadă de foc de cel puțin 6 luni de zile. Alte țări europene au impus perioade semnificative de consultare publică și de testare tehnică

Startup-ul a fost fondat în 2016 de Bogdan Năforniță și Cosmin Merișescu, cu experiență în soluții de automatizare a procesării de documente. Profluo construiește tehnologie bazată pe machine learning pentru automatizarea procesării de documente contabile.

Cum credeți că va schimba e-Factura peisajul financiar-contabil pentru companii începând cu 1 ianuarie 2024?

e-Factura este un demers foarte important de dematerializare a documentelor financiar-contabile, cu un impact semnificativ și profund asupra modului în care companiile comunică între ele tranzacții comerciale. Pe de o parte, comunicarea acestor tranzacții de la o mașină la alta (cu SPV-ul de la ANAF interpus) va îmbunătăți acuratețea și viteza transmisiei datelor de pe facturi.

Pe de altă parte, pentru o perioadă semnificativă de timp, vom asista la un mod de lucru hibrid, în care fluxul de e-Facturi va fi dublat cu fluxul stabilit conform cutumelor comerciale existente. Această schimbare treptată a circulației datelor financiar-contabile va prezenta numeroase provocări de ordin tehnic și logistic nu numai pentru departamentele de contabilitate, ci și pentru departamentele comerciale, iar pentru toți organizarea acestor fluxuri, și chiar automatizarea lor, va fi esențială.

 Care sunt principalele beneficii pe care le aduce e-Factura companiilor?

Beneficiile sunt strict legate de viteza și acuratețea înregistrărilor primare, dar acestea vin cu un volum mult mărit de detalii (să nu uităm de perspectiva raportării acestor date electronice prin cerințele SAF-T), lucru care va pune presiune suplimentară pe operatorii acestor documente.

 Un beneficiu indirect, despre care se vorbește destul de puțin, dar este extrem de important pentru sănătatea economiei românești, este reducerea semnificativă a concurenței neloiale practicată de actorii economici care se sustrag de la plata TVA, prin nedeclararea facturilor sau utilizarea unor documente ilegale.

Există anumite industrii sau categorii de companii care vor resimți mai puternic impactul e-Facturii?

 Toate companiile vor trece printr-o perioadă de foc de cel puțin 6 luni de zile, unele se vor adapta mai repede, altele mai târziu, în funcție de bugetele de timp și de bani pe care le dedică procesului de transformare.

Impactul mai puternic nu va fi resimțit neapărat la nivelul unei întregi industrii, dar vor fi companii care vor fi mai afectate, în special dacă până acum nu au avut presiuni de a schimba modul de facturare sau de a-și digitaliza parțial operațiunile.

Care sunt cele mai mari provocări cu care se confruntă companiile în adoptarea e-Facturii? Sunt antreprenorii pregătiți? Ce feedback aveți din piață?

În această perioadă noi facem onboarding accelerat la e-Factura pentru sute de companii și, din ce observăm, gradul de pregătire este insuficient – atât din punct de vedere al înțelegerii de bază a noului mod de lucru cu e-Factura, cât și ca implementări tehnice ale emiterii de e-Facturi la diverși furnizori.

La nivel de înțelegere a modului în care companiile vor funcționa de la 1 ianuarie 2024, din perspectiva aceasta financiar- contabilă, am remarcat că sunt destul de multe entități unde încă există confuzie între e-Factura și factura electronică. Ce trebuie înțeles, încă din start, este că atât companiile care emit facturi electronice de câțiva ani, cât și cele care facturează încă pe hârtie, de mână, toate trebuie să implementeze noul sistem de raportare a facturilor la ANAF. 

Au existat și provocări de ordin tehnic pentru a integra e-Factura în platformă? Cum s-a derulat procesul? 

Cu siguranță au existat foarte multe, încă există și vor exista și în viitor. Procesul s-a derulat cu multe sincope, lucru care, din păcate, a devenit deja o obișnuință în proiectele de digitalizare ale statului român.

Se fac însă eforturi semnificative și de bună credință din partea ANAF pentru îmbunătățirea continuă a sistemului, deci avem credința că lucrurile vor intra pe un făgaș normal, după o perioadă de turbulențe.

Având în vedere volumul enorm de facturi care trebuie procesate de sistemele ANAF, de ordinul milioanelor, consider că perioada de „implementare” pe care companiile au avut-o la dispoziție nu a fost suficientă, iar conștientizarea la nivel economic s-a realizat relativ târziu. 

Mai este foarte puțin până la lansare. ANAF a prezentatul ghidul pentru contribuabili pe 13 decembrie, practic cu 2 săptămâni înainte, în perioada Sărbătorilor de iarnă. Cum apreciați modul în care au tratat autoritățile această schimbare? Ce puteau îmbunătăți, ce au făcut bine?

Ghidul nu vine cu noutăți sau clarificări suplimentare, cred că îi ajută doar pe cei care sunt complet nepregătiți.

Sigur că, din punct de vedere tehnic, lucrurile puteau fi pregătite mai bine. Alte țări europene, mult mai avansate în acest proces, au impus perioade semnificative de consultare publică și de testare tehnică și, chiar și în aceste condiții, au dispus amânarea lansării proiectelor similare de e-Factura.

Însă, în cazul României, urgența este cauzată și de nevoia imperioasă de îmbunătățire a colectării de TVA, ceea ce a determinat Guvernul să ia decizia de a nu mai amâna acest proiect. 

 Care sunt pașii practici pe care companiile ar trebui să îi urmeze pentru a se pregăti pentru e-Factura? 

Din punct de vedere tehnic:

a/ reprezentanții legali trebuie să aibă un certificat digital calificat, pe care să îl asocieze în SPV CIF-urilor companiilor pe care le reprezintă

b/ cu acest certificat digital, să dea acces unor aplicații informatice care să le automatizeze trimiterea și preluarea e-Facturilor din SPV și înregistrarea lor în softurile lor de contabilitate sau în ERP-uri

c/ să aleagă soluții competente, cu experiență, care îi pot ajuta pe durata perioadei de tranziție

 Din punct de vedere organizare internă:

a/ să alinieze cu furnizorii principali un calendar comun de tranziție a comunicărilor la sistemul e-Factura

b/ să își instruiască operatorii cu privire la noile proceduri operaționale legate de înregistrarea, manipularea și arhivarea e-Facturilor (care devin documentele fiscale oficiale)

c/ să accepte că e-Factura nu este doar o obligație, ci și o oportunitate de a eficientiza masiv o activitate pur administrativă și să lucreze cu furnizori de tehnologie modernă, care să îi ajute nu numai să se descarce de obligație, ci și să exploateze oportunitatea care se naște. 

Cum vedeți viitorul automatizării în domeniul financiar-contabil și care ar putea fi următoarele provocări sau oportunități? Cum se transformă meseria de contabil?

Domeniul financiar-contabil este guvernat de foarte multe legi, regulamente, reguli și practici, fiecare cu nuanțe și interpretări, deci cu siguranță poate beneficia de intervenția responsabilă a tehnologiilor de Inteligență Artificială, pentru automatizarea muncii repetitive și pentru automatizarea unor tipuri de decizii financiar-contabile. Acest trend este inevitabil și contabilii care îl îmbrățișează vor fi câștigătorii din industrie.

Practic, meseria de contabil sau de economist se va transforma pentru a renunța la aspectele de rutină și presiune operațională (care vor fi executate de platforme specializate) și pentru a-și îndeplini adevărata menire – aceea de a fi un consultant fiscal și de afaceri pentru antreprenorii sau conducerile comerciale ale companiilor. Acest lucru înseamnă mai multă valoare adăugată activităților lor, care este singura cale sustenabilă pentru creșterea prosperității, într-o industrie de altfel extrem de competitivă. 

 Care este viziunea dvs. cu privire la modul în care e-Factura va evolua și va influența mediul de afaceri în următorii ani?

Noi vedem deja clienți vizionari care ne arată cum va fi viitorul lucrului cu e-Factura și suntem privilegiați să implementăm deja cu ei proiecte-pilot entuziasmante. Așa că vom avea mai multe vești foarte interesante pe parcursul anului 2024 pe acest subiect.