Care este rolul clientului în succesul implementării unui soft de resurse umane?

O implementare de succes însă va fi de fiecare dată rodul muncii unei echipe: cea a furnizorului software-ului și cea a organizației care îl achiziționează. Deloc de neglijat, așadar, în cazul în care achiziționezi o aplicație de resurse umane, va fi rolul echipei tale.

De regulă, vorbim despre o persoană desemnată să coordoneze implementarea din partea companiei client. Aceasta ar urma să țină legătura cu furnizorul, să poată răspunde la întrebări specifice de natură organizațională sau tehnică și să furnizeze propriile date de HR cu care software-ul urmează să fie populat.

De obicei, în cazul organizațiilor mari, acest rol este alocat unui manager de proiect, care se consultă îndeaproape cu oamenii de HR. În cazul companiilor medii sau mici care nu au resurse adiționale de management de proiect, acest rol este preluat direct de managerul de HR sau de unul dintre angajații cu experiență ai echipei de HR, eventual specializați în aria de interes pentru software (recrutare, salarizare, administrare de personal, etc.). Adițional, echipa internă poate implica de asemenea și departamentul financiar-contabil, IT sau achiziții, pentru a îndeplini diverse sarcini de parcurs.

Riscurile, în acest caz, țin de păstrarea unui anumit echilibru între sarcinile persoanelor desemnate să susțină implementarea aplicației. De obicei, aceste persoane continuă să fie implicate și în diversele proiecte ale departamentului din care fac parte, sau se ocupă în continuare full-time și de task-urile lor obișnuite.

Ca atare, există riscul să nu poată aloca timpul necesar proiectului de implementare. Rolul managerului va fi, așadar, și unul de a estima corect timpul necesar procesului de implementare și configurare a unui software HRM în companie.

Care este, însă, rolul pe care îl va avea furnizorul în întregul proces? Înțelegerea acestuia în cadrul fiecărei etape ce implică activ echipa ta te va ajuta să alegi corect resursele umane necesare procesului. În acest fel, vei putea să estimezi timpul de care acestea vor avea nevoie pentru a-și duce sarcinile la timp.

Sincron HR Software îți prezintă 3 milestone-uri importante în implementarea unui soft HR și rolul companiei tale în fiecare dintre acestea:

1. Etapa Analizei de Business

Este momentul în care unul dintre consultanții firmei care furnizează soft-ul HR se consultă cu echipa clientului (HR, IT, financiar-contabil), pentru a înțelege exact care sunt nevoile de business ale organizației. Acestea vor fi transpuse ulterior în limbaj tehnic, de către furnizor.

În această etapă, este esențial ca echipa ta să transmită clar toate informațiile cu privire la fluxurile și procesele de HR din companie și modul în care se îmbină unele cu altele, așteptările pe diversele planuri – dacă sunt cerințe specifice, alături de limitările sau restricțiile de care trebuie ținut cont (integrări cu alte sisteme, proceduri interne care impun anumite standarde, etc).

Procesul de implementare a unui soft HR implică, în bună măsură, și unul de management al schimbării, necesar în compania ce achiziționează un instrument software. Cu atât mai important este ca această etapă să primească o atenție sporită atât din partea furnizorului de soluții software, cât și a organizației care implementează aplicația.

În această etapă se va decide cum va fi configurată soluția software pe zonele cumpărate de client.

Ce va trebui să faci, ca organizație care a achiziționat soluția? Să acorzi o maximă importanță acestei etape. Să te asiguri că ai transmis informațiile corect, în totalitate, după ce te-ai consultat și cu reprezentanții celorlalte departamente care ar putea fi afectate de implementarea acestei soluții software, și că business analyst-ul furnizorului a înțeles exact ce are de făcut.

Etapa analizei de business se finalizează cu un document de analiză ce va rezuma întregul proces, și pe care îl vei primi pentru validare și aprobare. Este critic pentru succesul implementării să-l parcurgi cu atenție. În calitate de client, vei valida fiecare item, împreună cu propunerile furnizorului pentru implementarea propriu-zisă. Practic, documentul de analiză de business va sta la baza configurării ulterioare a software-ului HR, funcționând ca o rețetă pentru adaptarea software-ului HR la nevoile și procesele organizației tale.

Dacă sunt omise o serie de aspecte sau nu sunt corectate la timp, există riscul de a se reveni asupra unor configurări. Procesul se va traduce prin timp pierdut pentru ambele echipe, întârzieri și costuri suplimentare.

2. Etapa implementării propriu zise – importul de date în sistem

În această etapă, furnizorul are rolul de a lua datele de HR puse la dispoziție de client și de a le importa în software, pentru a-l popula și a-l pregăti pentru utilizare.

Pentru asta, organizația client va trebui să contribuie cu punerea la dispoziție a acestor date în formatele standard indicate de furnizor. Efortul și timpul de care va avea nevoie clientul ca să colecteze și furnizeze datele respective va depinde în mare măsură de stadiul de digitalizare în care se află deja organizația client.
Această etapă poate fi destul de consumatoare de timp și energie pentru organizația care achiziționează soluția, în special dacă nivelul de la care se pornește este cel al datelor pe hârtie. Orice date există deja în format digital, putând fi exportate și prelucrate, vor reduce timpul necesar implementării.
Colectarea datelor, care poate fi deci un proces de durată și sensibil, cade în sarcina clientului. Pentru ca întregul proces să decurgă lin și în timp util, cel care achiziționează soluția software va avea un rol important. Este esențial ca acesta să acorde importanță acestui pas și să-și optimizeze intern procesul colectării datelor.

Cum poți face acest lucru în organizația ta? Echipa Sincron HR Software îți recomandă să desemnezi o persoană de încredere, dedicată proiectului și care este deja familiarizată cu seturile de date necesare. Ia în considerare atunci când o alegi faptul că nu vorbim despre simpla introducere a unor date în sistem, așa cum pare totul la prima vedere.

De exemplu, în cazul soft-urilor de salarizare sau administrare de personal, vorbim despre accesarea dosarului fiecăruia dintre angajați, dar și despre o serie de informații colective aplicabile tuturor angajaților sau unei anumite părți a acestora. E nevoie de o persoană de încredere, care să cunoască organizația, pentru a ști unde să regăsească toate informațiile relevante, având și autoritatea să o facă.

Așadar, anticiparea efortului, care poate fi unul de durată, este esențială bunei desfășurări a procesului. Cu cât se pornește mai din urmă cu datele sau de la un nivel redus de digitalizare, cu atât este mai important să existe o persoană dedicată care să se ocupe de această colectare, pentru a împinge proiectul mai departe.
Timpul necesar etapei de colectare a datelor, ca parte din implementarea soft-ului HRM, depinde de numărul de angajați pe care îi are compania, de vechimea acestora și de lungimea perioadei anterioare pentru care clientul dorește să aibă datele în software. Acest timp crește direct proporțional cu numărul de documente și acte adiționale necesare, și cu numărul de luni sau ani acoperiți de date. Procesul de implementare a soft-ului HRM în compania ta poate însă fi optimizat, prin efortul comun al furnizorului și al celui care a achiziționat soluția.

Furnizorul poate optimiza, la rândul său, partea de import propriu-zis al datelor. Durata și succesul acestei etape depinde însă de viteza și corectitudinea informațiilor pe care le colectează și furnizează cel care a achiziționat soft-ul de resurse umane, indiferent de tipul de soft.

3. Validarea informațiilor și a modului în care operează soft-ul

În calitate de client, vei avea în această etapă sarcina de a valida informațiile și modul de operare a sistemului HRM. Acest lucru se va întâmpla după ce se realizează configurările si setările necesare pe partea de management al proceselor și fluxurilor de HR și soft-ul a fost populat cu datele organizației tale.

Proiectul se poate considera finalizat odată ce tu ți-ai dat acceptul asupra tuturor acestor aspecte. Este esențial, în această etapă, să aloci timpul necesar pentru a sesiza eventuale probleme, erori sau discrepanțe între cerințele tale, stabilite în etapa de analiză de business, și modul cum funcționează lucrurile.

În concluzie, contribuția clientului este una deosebit de importantă în succesul implementării soft-ului de resurse umane. Oricât de performant este soft-ul de resurse umane pe care îl achiziționezi, aportul organizației tale în cadrul întregului proces de implementare nu va putea fi înlocuit. Acordă importanță fiecăreia dintre etapele de mai sus, pentru a optimiza întregul proces.