Ce s-a schimbat pe piaţa birourilor odată cu apariția pandemiei de coronavirus

Luna mai va fi cel mai probabil o perioadă de tranziție de la lucrul de acasă la reîntoarcerea treptată la birou, în prim plan fiind asigurarea unui mediu de lucru sănătos și sigur pentru toți angajații. În acest sens, majoritatea companiilor din România au acum pe agendă stabilirea celui mai bun plan de revenire la munca la birou după două luni în care peste 90% dintre angajați au experimentat munca de acasă. 

Mediul de afaceri nu se va putea întoarce însă la modul de lucru pe care îl știam înainte de pandemie, dar acesta se va reinventa pentru a deveni mai flexibil, adaptându-și modelele de functionare la o nouă normalitate. Impactul pe termen scurt pentru companii va fi semnificativ, în condițiile în care activitățile uzuale sunt afectate de schimbări zilnice.

„Șocul imediat și conștientizarea problemelor provocate de aceasta criză s-au încheiat și acum majoritatea companiilor sunt în faza de răspuns, după o perioadă de scurtă pregătire, și de implementare a unor măsuri coerente coordonate cu proprietarii clădirilor. Acum se va da testul real de calitate al managementului de clădire, testul capacității industriei noastre de a se adapta și de a proteja oamenii și sănătatea acestora. Nimeni nu are soluția perfectă – “one-size-fits-all” – pentru acest moment de revenire, dar conlucrând, împărtășind bune practici și experiența, împărtășind și lecțiile învățate, putem să creăm un mediu sigur atât pentu angajații noștri, cât și pentru clienții noștri”, a declarat Silviana Petre Badea, managing director JLL România.

Etapa de pregătire a reluării activității este foarte complexă și cere câteva măsuri de restructurare, dar și curaj din partea liderilor din business și a angajaților.

În acest sens, companiile trebuie să determine în ce măsură birourile trebuie modificate/adaptate la noile condiții de lucru. Și de asemenea, trebuie să țină cont că nu este vorba de a reveni cât mai repede cu putință la lucrul în birou, ci dimpotrivă. Trebuie să se determine foarte clar care sunt schimbările care trebuie aduse birourilor care au fost închise mai multe săptămâni, astfel încât oamenii să se simtă în siguranță și de asemenea activitatea să revină la stabilitate.

Patru trenduri care ar trebui urmărite în perioada post-pandemică.

1. Spațiul de lucru va fi regândit astfel încît să asigure distanțarea între angajați. În acest sens spațiul alocat unui angajat va crește, spațiile comune, recepțiile, lifturile, băile, zonele de cafea trebuie regândite. Elementele critice pentru reîntoarcerea la birou sunt estimarea gradului de utilizare a spațiului, monitorizarea / gestionarea densității și a fluxului de oameni.
2. Sistem flexibil de lucru atât din punct de vedere al orarului, cât și al locației. Pentru aceasta, companiile trebuie să se asigure că soluțiile tehnologice le vor permite să implementeze eficient acest sistem, fără factori perturbatori.
3. Un focus semnificativ crescut pe sănătate și siguranță. Aceasta va presupune  implementarea scanărilor de temperatură, proprietarii și marii chiriași trebuie să asigure echipamente de protecție personală și să acorde atenție sporită gestionării proprietăților și a spațiilor inclusiv prin măsuri pentru îmbunătățirea siguranței și pentru igienizarea spațiilor, precum și prin comunicarea clară a eforturilor de reducere a riscurilor și a protocoalelor de sănătate / curățenie.
4. Asigurarea de spații care să asigure atât colaborarea între angajați, dar și condiții de concentrare individuală. Ideile bune vin de la oameni care lucrează împreună în aceeași cameră. De asemenea, cultura corporativă se bazează pe valori și experiențe, provocări și succese personale. Mai mult. provocările legate de tehnologiile emergente și de modelele de business de tip ”disruptive” (perturbatoare) sunt greu de rezolvat prin conferințe telefonice.

Cum se aplică toate acestea în practică, putem vedea deja în birourile JLL din Asia, care experimentează deja perioada de tranziție. Unul dintre acestea este biroul din Wuhan, care a fost redeschis în urmă cu două săptămâni, după o etapă de pregătire care a însemnat inclusiv procurarea de materiale de protecție și dezinfectarea biroului.

Angajații au primit kituri care includ materiale de protecție, dar și instrucțiuni clare privind utilizarea spațiului de lucru, cum ar fi purtarea măștilor în interiorul biroului, testarea temperaturii la intrarea și la părăsirea biroului, suspendarea întâlnirilor cu persoane din afara biroului, amplasarea de recipiente speciale unde pot fi aruncate măștile folosite.

De asemenea, într-una din sălile de conferințe a fost amenajată temporar o cameră de izolare, biroul este dezinfectat o dată pe săptămână, iar numărul de stații de lucru s-a redus în primă fază la jumătate, pentru a asigura distanța de cel puțin un metru între angajați.

Dar cu toate aceste restricții și noi reguli, angajații au fost foarte încântați să revină la birou și să se reîntâlnească.

„A fost emoționant să intru în birou după toată situația prin care am trecut. Ne-am dus lipsa unii altora. Este un moment special pentru noi toți chiar dacă am stat conectați digital pe perioada în care biroul a fost închis”, a declarat Eric Xin, directorul general al JLL Wuhan, Nanjing și Hangzhou.

Wuhan, cu o populație de peste 11 milioane de oameni, a fost în centrul atenției de la începutul acestui an, fiind primul focar de COVID-19.

În biroul din Hong Kong al JLL, redeschis recent, angajații au fost împărțiți în două echipe, astfel că fiecare dintre acestea lucrează alternativ o săptămână de acasă și una de la birou.

Pentru lucrul de la birou, s-a creat spațiu de cel puțin un metru între birouri și în sălile de întâlnire, s-a diminuat durata înteracțiunilor fizice, iar recomandarea este ca angajații să lucreze la același birou să nu își schimbe locul.

Angajații trebuie să stea acasă dacă au simptome de răceală sau gripă și să consulte imediat un medic, iar până la pronunțarea unui diagnostic să limiteze orice contact cu alte persoane. Spălatul regulat al mâinilor și utilizarea dezifectanților pe bază de alcool sunt de asemenea reguli de bază.

În această săptămână vor avea loc și primele deschideri de birouri JLL din EMEA, respectiv în Dusseldorf și Koln. Redeschiderile vor fi făcute cu precauție și gradual, cu 20-30% din capacitate pentru a asigura distanțarea socială și siguranța angajaților.  

Mai jos este o listă de elemente pe care orice companie trebuie să le bifeze când analizează redeschiderea biroului: