De la 1 iulie 2022 intră în vigoare sistemul e-Factura. Ce presupune acesta şi ce alte legi se modifică începând cu această dată.

Vom vorbi în principal de obligația de a utiliza sistemul național RO e-facturare în contractele de achiziție publică. Raportarea electronică a facturilor în sistemul ANAF, pe care statul îşi doreşte să o extindă în timp la toate firmele active, se poate realiza manual de către fiecare agent economic aflat sub incidenţa acestor legi, fie cu ajutorul unui suport informatic care poate fi obţinut de la firmele specializate cu sau fără costuri suplimentare (în funcţie de firmă sau de serviciile accesate de agentul economic).

Există varianta de a achita doar acest serviciu unei firme de suport sau există posibilitatea achitării unui abonament anual, care pe lângă alte servicii de facturare electronică poate oferi, în unele cazuri gratuit, integrarea facturilor vizate de lege dlirect în spaţiul dedicat al ANAF.

Căror legi se supune e-Factura şi cum operează sistemul în opinia Ernst&Young

Potrivit unei analize Ernst&Young, reglementările naționale aplicabile de la 1 iulie 2022 sunt:

• Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum şi pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum şi supravegherea pieței pentru acestea (OUG 120/2021)
• Legea nr. 139/2022 pentru aprobarea OUG 120/2021 (Legea 139/2022).

Potrivit OUG 120/2021, Ministerul Finanțelor a fost abilitat să creeze, dezvolte și să administreze sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura (Sistemul RO e-factură) are drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii elaborate potrivit standardelor europene.

În vederea accesării sistemului de către operatorii economici naționali, aceștia trebuie să fie înscriși în spațiul virtual (SPV), precum și în Registrul RO e-factură. Factura electronică trebuie să respecte toate elementele prevăzute de art. 4 alin. (1) din OUG 120/2021 și se transmite prin Sistemul RO e-factură.

După transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura verifică în mod automat fișierul. În măsura în care factura este corect întocmită, i se aplică sigiliul Ministerului de Finanțe. În caz contrar, dacă sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar. Emitentul primește un fișier ce conține erorile identificate și care trebuie corectate, factura corectată urmând să fie retransmisă tot prin sistemul RO e-Factura. Data comunicării facturii către destinatar este data la care aceasta este disponibilă pentru a fi descărcată, destinatarul fiind notificat în acest sens.

În măsura în care destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice prin transmiterea unui mesaj în acest sens în sistemul RO e-factură, iar în cazul contractelor B2G comunicarea se face inclusiv prin intermediul sistemului național de raportare — Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.

Cum se adaptează operatorii economici străini sistemului românesc de e-facturare, dacă ei lucrează cu alte platforme

Specialiştii Ernst&Young arată că, ulterior adoptării Legii nr. 139/2022, se face însă următoarea diferențiere:

• Operatorii economici străini au opțiunea de a utiliza sistemul de facturare electronică în contractele B2G, situație în care autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a accepta acest tip de emitere a facturii;
• Operatorii economici români au obligația de a utiliza în mod exclusiv sistemul de facturare electronică în contractele B2G.

Atât OUG 120/2021, cât și Legea 139/2022 ating dezideratele Directivei de a implementa la nivel european obligația autorităților/entităților contractante de a accepta facturile emise în format electronic.

Prin urmare, ulterior datei de 1 iulie 2022, având în vedere obligativitatea emiterii facturilor în format electronic, în măsura în care operatorul economic român transmite factura în altă formă, aceasta este inopozabilă autorității/entității contractante, ipoteză în care termenul de plată al acesteia nu curge până la comunicarea ei în format electronic.

Potrivit dispozițiilor art. XXXVII din OUG 130/2021, aceeași obligație există și în contractele încheiate între profesioniști (B2B), în măsura în care acestea au ca obiect produse cu risc fiscal ridicat. Pentru celelalte contracte de tipul B2B, utilizarea sistemului național de RO e-factura este opțională și este posibilă numai în măsura în care și destinatarul este înregistrat în sistem. În caz contrar, părțile nu vor putea utiliza sistemul de facturare electronică, urmând ca factura să se emită potrivit dispozițiilor contractuale.

Cum a fost implementat e-Factura în alte state 

Aşa cu arată reprezentanţii Compania Infinite IT Solutions, care a implementat platforma de schimb electronic de documente pentru procesare, transfer, validare/matching, reporting și la final stocare/arhivare electronică în Polonia, alături de o altă companie aleasă de guvernul polonez, Italia a început introducerea facturii electronice din 2014 și ea a devenit obligatorie la 1 ianuarie 2019. Autoritățile poloneze au debutat cu facturarea electronică în 2018, iar din 2020 sistemul a devenit obligatoriu pentru toate instituțiile și pentru companiile private care desfășoară afaceri B2G.

„Principalele beneficii ale proiectului implementat în Polonia au fost reducerea timpului de înregistrare a facturilor – time saving, reducerea costurilor – saving money, reducerea blocajelor financiare, mai puține facturi incorecte sau false, mai puțină hârtie consumată – go green și arhivare convenabilă – eArchive, dar și trasabilitate a tranzacțiilor”, precizează Adina Andrei, Country Manager pentru România al Infinite. 

Soluția de eInvoicing Infinite permite efectuarea procesului automat de primire a datelor/facturilor digitale de la furnizori (Accounts Payable – AP) și trimiterea facturilor digitale direct către client (Accounts Receivable – AR). Fluxul automatizat se poate implementa prin mai multe soluții posibile/tehnologii, care permit adaptarea la nevoile fiecărei companii sau instituții indiferent de mărime sau capacitate tehnică.

Cel puţin 75.000 de firme vor beneficia gratuit de integrare în e-Factura

FGO, unul dintre cei mai importanți jucători pe piața soluțiilor complete de facturare online, integrare cu contabilitatea și organizarea digitală a afacerii, a automatizat complet integrarea în sistemul RO e-Factura al ANAF-ului, astfel că toate companiile care au relații cu entități de stat, respectiv toate cele care comercializează unul dintre cele 900 de produse cu risc fiscal ridicat pot emite automat factura prin FGO, fără alte costuri pentru softuri sau contabilitate.

La finalul anului 2021, în România, erau active 1,2 milioane de companii (persoane juridice, exclus ONG-uri, PFA-uri, cabinete de avocatură și alte cabinete independente). Dintre acestea, peste 700.000 de CUI-uri unice sunt facturate prin FGO. Din totalul lor, 11.500 reprezintă entități de stat care, potrivit datelor contabile disponibile în FGO, sunt facturate de cel puțin 15% dintre companiile înregistrate în platformă, prin urmare, cel puțin 10.000 de firme care utilizează FGO vor încărca automat din platformă facturile în SPV-ul ANAF.

De la 1 iulie, firmele vor fi obligate să-și identifice produsele ale căror facturi trebuie înregistrate în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF-lui, iar acest lucru poate presupune și costuri suplimentare.

„Noi am realizat deja maparea articolelor de risc, iar utilizatorii FGO au opțiunea să urce automat factura la ANAF. Automatizarea cu e-Factura este disponibilă în FGO, la abonamente pornind de la 100 de lei/an”, spune Valeriu Filip, co-fondator FGO.

Cele peste 75.000 de firme care utilizează FGO beneficiază gratuit de această integrare, în baza abonamentului. Softul FGO este dezvoltat în parteneriat cu Saga Software, cel mai utilizat program de contabilitate din România, eficientizând astfel relația antreprenor – contabil.

Alte modificări fiscale care intră în vigoare la 1 iulie 2022

Valoarea nominală maximă a tichetului de masă pe care angajatorii o pot oferi angajaților crește la 30 de lei per angajat, pentru fiecare zi lucrată, din luna iulie a acestui an.

Marii contribuabili vor trebui să aplice SAF-T, fiind obligatoriu pentru ei, după ce au trecut cele șase luni privind perioada de grație. Este vorba despre completarea Declarației 406.

În luna iulie, pensionarii cu venituri mai mici sau egale cu 2.000 de lei vor primi un ajutor de 700 de lei. Acesta se acordă o singură dată, adică doar în această lună.

e-Transport sau Radarul mărfurilor se aplică de la 1 iulie. Dacă există un transport de bunuri cu risc fiscal ridicat, dar și alte bunuri ce nu sunt considerate cu risc fiscal, toate bunurile transportate se vor declara în sistemul RO e-Transport.

Sancțiunile al e-Transport se vor aplica din 1 septembrie, o ordonanță în acest sens urmând a se publica în Monitorul oficial.