e-Factura obligatorie în România din 2024: Ce trebuie să cunoști

Factura electronică este factura emisă prin mijloace electronice, în spațiul virtual și care permite prelucrarea sa automată de către sistemul RO e-Factura. ANAF a introdus obligativitatea utilizării sistemului e-Factura pentru prevenirea și combaterea evaziunii fiscale în mod generalizat de la 1 Ianuarie 2024.

Asta înseamnă că facturarea între persoanele impozabile din România va deveni exclusiv digitală, iar orice tranzacție trebuie să treacă prin sistemul e-Factura de la ANAF.

Ce presupune e-Factura?

RO e-Factura este sistemul național de facturare și poștă electronică, implementat de ANAF în România pentru emiterea și trimiterea facturilor electronice. În momentul întocmirii unei facturi, aceasta trebuie transmisă în format electronic standardizat .xml pe portalul SPV de la ANAF. Dacă factura este completată corect, aceasta este validată și va primi o confirmare și semnătură de înregistrare la ANAF. După acest punct, factura nu va mai putea fi modificată sau anulată.

Astfel, prin intermediul acestui sistem, ANAF poate monitoriza corect gradul de colectare a TVA-ului, dar și a celorlalte taxe și impozite, și poate vedea în timp real ce facturi se emit între firme.

Sistemul este obligatoriu pentru achizițiile publice, în relația Business-to-Government (B2G – achiziții publice pe care le face statul de la companii private), pentru produsele cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B, dar și în cazul voucherelor de vacanță. Pentru relația B2B, sistemul este deocamdată opțional, dar din ianuarie 2024 ca urmare a derogării din partea Consiliului UE, toate firmele de pe teritoriul României vor factura doar electronic. Astfel, ca urmare a acestei derogări, firmele românești vor fi obligate să emită doar facturi electronice între ele.

Este de la sine înțeles că în cazul firmelor cu un număr mare de facturi, acest proces este aproape imposibil de realizat în mod manual. De aceea, echipa NextUp a dezvoltat un sistem de automatizare e-Factura care te scutește de grija facturilor.

Cum funcționează e-Factura?

Folosirea sistemului RO e-Factura aduce beneficii atât administrației publice, cât și firmelor. Pe lângă reducerea evaziunii fiscale, se asigură sincronizarea cu sistemele electronice identice din UE și astfel șanse egale de participare în procesul de achiziții publice pentru orice firmă din UE.

Dar, implementarea sistemului e-Factura poate atrage după sine situații provocatoare care trebuie înțelese și depășite cât mai rapid de către operatorii economici pentru a se conforma în timp util noilor cerințe.
Iată care sunt pașii pe care este bine să îi cunoască orice agent economic:

1. Emiterea facturii și trimiterea către sistemul e-Factura

Orice factură se trimite în sistem, de către operatorul economic, imediat după emiterea acesteia. Factura trebuie trimisă electronic, într-un fișier .xml. Ea nu poate fi trimisă la sfârșitul lunii, când ajung toate facturile la contabil, așa cum se întâmpla inițial.

Este important de înțeles că e-Factura nu trebuie confundată cu „factura în format electronic”. e-Factura este un fișier care conține informații codificate și standardizate și care este generat odată cu „factura fiscală clasică”.

2. ANAF verifică și validează factura si o trimite către client

ANAF verifică dacă factura trimisă este corectă, o analizează și dacă nu este conformă trimite înapoi răspuns către furnizor cu detaliile eronate care trebuie modificate. Dacă factura îndeplinește toate cerințele și trece de verificările necesare, este acceptată în sistem și se trimite răspuns furnizorului cu mesajul că factura este validă.

3. Clientul primește factura și o plătește

Printr-o aplicație de facturare sau contabilitate, clientul poate verifica în sistemul e-Factura dacă a primit factura de la furnizor, pentru a fi plătită.

Astfel, nu se vor mai emite facturi fizice dispar, nici cele în Excel / Word sau cele scrise de mână. Totuși, poți continua să folosești programul de facturare cu care ești obișnuit, dar cu condiția ca acesta să fie integrat cu sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Facturile se vor putea transmite în sistemul național e-Factura fie manual, prin accesarea SPV și adăugarea individuală a acestora, fie automat, din programul de facturare, așa cum este softul NextUp care este integrat cu e-Factura. Acest lucru îți va simplifica extrem de mult munca, deoarece din 2024 acest proces va trebui efectuat în termen de 5 zile de la emiterea unei facturi. Așadar, pentru a fi în acord cu legislația și evita amenzile, NextUp este integrat cu e-Factura și se ocupă de trimiterea facturilor în SPV și declară pentru tine în sistemul RO e-Factura toate facturile emise de firma ta.

Pentru a emite facturi electronice prin sistemul național este nevoie de înscrierea în prealabil în Registrul RO e-Factura atât a emitentului, cât și a destinatarului. Înscrierea se va face începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii. Aceasta va fi opțională doar până la 31 Decembrie 2023, urmând să devină obligatorie de la 1 Ianuarie 2024.

Așadar, ca urmare a acestei decizii, începând cu 1 ianuarie 2024, procesele interne ale firmelor, dar și relațiile comerciale cu partenerii de afaceri ar putea fi afectate având în vedere că pot exista firme care pot refuza plata unei facturi dacă aceasta nu a fost emisă și transmisă prin RO e-Factura.