E-factura pas cu pas. Ce trebuie să facă un antreprenor, ce un contabil, care sunt costurile și ce se întâmplă cu facturile greșite sau stornate

RO e-Factura reprezintă sistemul național pentru centralizarea informațiilor despre facturare, lansat de ANAF, unde se transmit toate facturile într-un format ce faciliteaza procesarea datelor. Inițial, e-Factura a fost obligatorie doar pentru tranzacțiile cu bunuri de risc sau relații comerciale cu instituțiile de stat, urmând ca de la 1 ianuarie 2024 să fie obligatorie pentru toți operatorii economici, pentru relațiile comerciale de tip B2B. Concret, atunci când o firmă emite o factură către altă firmă, este obligatoriu să transmită și e-Factura către ANAF.

Ce înseamnă introducerea e-Factura de la 1 ianuarie? Cum afecteaza IMM-urile?

Este poate cea mai mare schimbare produsă în mediul de afaceri în raport cu statul, din ultimii 30 de ani. Dacă până acum, schimbările legislative afectau indirect firma, prin relația cu contabilitatea, este prima dată când antreprenorul este forțat să fie cel care reprezintă societatea prin informațiile raportate și să aibe un nivel de transparență total în raport cu autoritățile statului, aceștia „văzând” cuvânt cu cuvânt toate datele produselor și serviciilor pe care le facturează. Nu cred că toți înțeleg încă impactul și nivelul transparenței.

Cum poate face un antreprenor la început de drum care până acum nu a lucrat cu platforme precum FGO să implementeze corect e-Factura?

1. Să-si comande semnătura digitală daca nu are deja una
2. Să o autorizeze în FGO în raport cu SPV; gasește toți pașii și la noi dar și la furnizorii de semăntură digitală autorizați.
3. Să-și analizeze contractele și serviciile facturate, să înțeleagă ca va raporta in clar acele informatii si dea atentie la tot ce este sensibil sau vizat de drepturi sau cunostiinte intelectuale care pot aduce un prejudiciu afacerii daca ar fi aflate de altii, inclusiv concurenta.

Suplinește FGO munca contabililor în cazul e-Factura? Se mai trimit contabililor facturile în condițiile în care ele ajung direct la ANAF?

Facturile nu se vor prelua din SPV direct în contabilitate decât în foarte puține cazuri și pentru câteva motive extrem de simple:

• Facturile furnizorilor sunt înregistrate la primire pe alte categorii de bunuri și poate și cu denumiri diferite decât cele cu care au plecat din sistemele furnizorului; această alocare/împărțire o știe antreprenorul sau cine face recepția în fiecare companie, nu contabilul.

• Dacă s-ar prelua facturile emise din SPV în loc de a fi preluate spre exemplu de SAGA doar din FGO (poate părea că ar merge la prima vedere această abordare), ar rămâne o serie de alte plaje de facturi care trebuie preluate și din FGO, anume toate cele care sunt emise pentru persoane fizice sau pentru entități persoane juridice din afara României. Ori nu este nimic eficient în a prelua informații din două locuri în loc să le preiei pe toate din același loc.

• Vor fi și cazuri în care, cu acordul și în baza unui tarif suplimentar, contabilii să facă emiterea dar și recepția datelor despre facturi direct în sistemele lor de evidență contabilă, dar aici cred că ne referim la un procent foarte mic și aplicabil probabil dacă firma este în primele luni de activitate sau dacă ceva împiedică temporar antreprenorul să facă demersurile de preluare din SPV.

• Revenind la contabili, noi dorim să-i ajutăm și sperăm că prin ce punem la dispoziție în FGO, să contribuim ca acest demers legislativ să nu se transforme într-o nouă răspundere unilaterală la adresa lor. Am dezvoltat mecanisme în platforma noastră care îi ghideaza pentru toate situațiile pe clienții lor dar îi și ajuta ca, împreună lucrând și cu acordul serviciului de contabilitate, să se poată aproba conectarea simultană a sute de conturi de companie cărora le țin evidența; încercăm să-i ajutăm explicându-le și lor și antreprenorilor, care sunt pașii birocratici dar și răspunderea părților cu privire la cine depune și cu ce semnătură.
  

Orice factură emisă în FGO se duce automat în SPV-ul ANAF-ului sau e cazul de acțiuni suplimentare?

Orice factură emisă prin platforma noastră, se poate duce automat în SPV, pe baza setărilor de cont ale fiecărei companii; odată conectat contul SPV în FGO, nu mai este nevoie de nicio acțiune, noi informând emitentul deopotrivă de succesul raportării în SPV dar și de mesajele asociate de respingere după caz. 

Înscrierea în SPV ANAF se face în baza certificatului digital al firmei sau al contabilului?

Platforma noastră are mecanisme pentru ambele variante însă este necesar să înțelegem că demersul folosirii semnăturii contabilului, trebuie să aibe la bază clauze explicite cu privire la delegarea dreptului de conectare și răspunderea utilizării efective care rămâne la antreprenor și angajații societății.

Înscrierea în SPV via FGO se face o singură dată sau lunar? Sau la fiecare factură? 

Un token obținut este valabil 90 de zile și nu cunoaștem să existe limitări de la ANAF cu privire la numărul de facturi depuse în acest interval; înainte de expirarea celor 90 de zile, FGO încearcă obținerea automată a unui nou token și astfel reducem necesarul de interacțiune pentru o operațiune birocratică.

Ce se întâmplă în cazul facturilor stornate? Sau proforme? 

Proformele nu se depun în SPV; ele nu reprezintă o factură. Facturile stornate se depun ca orice altă factură. Ce trebuie înțeles este că o factură odată urcată în SPV, daca ați greșit ceva și, în mod legitim doriți corectarea, aceasta nu mai poate fi anulată, retrasă sau ștearsă; fie o respinge ANAF pe motive de neconformitate, fie urcați o factură de stornare pentru corectarea ei, urmată evident de o a treia factură corect emisă. 

Cum știi dacă facturile s-au încărcat în SPV? Și cum se transmite unui client e-Factura? Cum știe un client/partener ca are o factură? 

La FGO ținem evidența întregului registru de facturi emise, depuse în SPV, pentru fiecare companie în parte, registru la care actualizăm constant informațiile și statusul primit de la ANAF. Odată cu acceptarea facturii în SPV, în platformă la noi descărcăm și celebra recipisă de depunere, recipisă care pe viitor va face dovada corectei înregistrări din punct de vedere contabil a datelor. La fel facem și pentru facturile furnizor, toate informațiile asociate acestora regăsindu-se în FGO în secțiunea de facturi de la furnizori.

Se mai pot trimite facturi pe email? 

Da, se pot trimite dar nu se pot înregistra în mod legal decât dacă sunt descărcate din SPV. Altfel, toate facturile emise către persoanele fizice sau către persoanele juridice din afara României, vor urma aceleași canale de comunicare ca și până acum.

Câteva precizări de la E&Y 

• De la 1 aprilie neînregistrarea în SPV și neutilizarea e-Factura se constituie contravenție și poate fi sancționată cu amendă, care în zona corporate poate ajunge la 10.000 de lei
• De la 1 iulie 2024, factura tradițională încetează să mai existe
• Responsabilitatea emiterii facturilor și înregistrarea lor în SPV nu va mai aparține contabilului, ci agentului economic.
• În viitor există posibilitatea ca mai multe persoane să aibă acces în SPV-ul unei firme.
• Orice greșeli de facturarea trebuie să fie communicate prin SPV și nu aduse la cunoștința furnizorului sau beneficiarului
• Agenții economici au la dispoziție cinci zile pentru a încărca facturile emise în SPV