EAD: Arhivarea digitală diminuează costurile companiilor cu peste 20%

Piaţa locală de profil s-a majorat semnificativ anul trecut în contextul pandemiei de coronavirus şi al noului trend de work from home. Astfel, procesele de business care implică hârtii au fost ajustate sau actualizate, iar conceptul de „paperless company” a devenit familiar în mediul de business din România.

„Arhivarea digitală are trei mari tipuri de beneficii: eficientizarea fluxurilor de lucru din companie, a resurselor umane alocate, şi a costurilor legate de spaţiile pentru depozitarea arhivei fizice. Spre exemplu, o companie prezentă pe piaţă de peste 10 ani, cu 50 de angajaţi care gestionează în medie un volum de 400- 500 de dosare, trebuie să aloce cel puţin 10 dulapuri sau chiar o încăpere separată pentru arhiva fizică, iar majoritatea angajaţilor vor avea cu siguranţă şi atribuţii de căutare sau scanare a documentelor aflate pe suport hârtie. De obicei angajaţii cărora li se deleagă aceste responsabilităţi sunt din departamentele contabile, resurse umane sau administraţie şi, fără excepţie, aceste atribuţii îi împiedică să fie eficienţi în activitatea zilnică. Utilizarea unor servicii profesionale de arhivare fizică şi electronică, plus utilizarea unui soft de management al documentelor elimină complet timpul alocat acestor activităţi complementare, oferă acces imediat la orice document al companiei şi creşte semnificativ viteza de lucru”, explică Bruno Amaro, CEO EAD Digital România.

În anumite industrii, ca de exemplu telecom, energie, servicii bancare, companiile care înregistrează un volum ridicat de contracte şi facturi au nevoie de un număr relativ mare de angajaţi exclusiv pentru prelucrarea acestor documente. În cazul contractării unui serviciu de arhivare digitală, companiile nu mai trebuie să angajeze personal suplimentar pentru acest tip de activităţi.

Companiile care optează pentru digitalizarea arhivelor investesc de la câteva mii până la sute de mii de euro, în funcţie de specificul şi dimensiunea companiei, pentru a obţine beneficii legate de eficientizarea business-ului prin realocarea resurselor umane pe task-uri care aduc valoare, eficientizarea costurilor cu task-urile repetitive şi consumatoare de timp, şi a costurilor legate de depozitare.

„Arhiva digitală presupune şi reducerea spaţiilor de depozitare, deoarece compania nu mai este nevoită să păstreze pe termen lung, uneori pe timp de zeci de ani, cantităţi semnificative de dosare, în condiţii speciale. Ca urmare, scad costurile cu depozitele, dar şi cele care provin din posibila degradare a documentelor”, mai adaugă Bruno Amaro, CEO EAD Digital România.

Arhiva digitală a unei companii poate conţine de la documente utilizate de departamentul de resurse umane (contracte de muncă), până la documente utilizate de departamentul comercial (facturi, contracte).Toate documentele sunt scanate şi arhivate în cloud securizat şi pot fi accesate oricând, de către orice angajat al companiei, care are nevoie doar de o conexiune live de Internet, pentru a se conecta la cloud, având acces din orice loc din lume la întreaga arhivă.

„Fiecare angajat are permisiunea de a vizualiza doar acele documentele aferente departamentului în care activează. Mai exact, un angajat de la Resurse Umane poate vedea doar contractele de muncă, în timp ce un angajat de la Comercial va avea acces doar la facturi şi contracte cu clienţii. Cu ajutorul funcţiilor specifice din aplicaţia noastră de management al documentelor, managerii pot vedea in orice moment activitatea fiecărui angajat, timpul petrecut în aplicaţie, documentele vizualizate, descărcate sau distribuite”, explică Liviu Zamfir, Chief Operation Manager EAD Digital România şi unul dintre experţii români în managementul arhivelor.

În contextul în care majoritatea angajaţilor lucrează de acasă, furnizorul de arhivare digitală poate să preia toată corespondenţa zilnică şi să o scaneze, funcţionând astfel ca un „digital mail room” pentru clientul său. Clienţii şi furnizorii companiei primesc, pentru transmiterea documentelelor în format fizic, adresa de corespondenţă a furnizorului de arhivare digitală.