Silviu Petran, Exploratist: Viitorul industriei de evenimente aparține, cu siguranţă, formatelor speciale

Astfel, compania pe care o conduce a reușit în acea perioadă o revenire la cifra de afaceri din ultimul trimestru din 2019. Pentru 2021, vizează să ajungă la afaceri din 2019, adică aproape 1 milion euro, după ce în 2020 au scăzut cu 60%.

Clienții Exploratist sunt reprezentanțe locale ale unor companii multinaţionale sau afaceri românești şi vin din industrii diferite FMCG, IT&C, Construcţii, Banking, Retail, Asigurări, Servicii Financiare, Media, Beauty. 98% din portofoliul este reprezentat de clienți din România.

Noul format de evenimente este cu siguranţă cel online, iar în acest an, trendul ascendent va continua pentru acest tip de format, crede Silviu Petran.

„Nu vom putea niciodată să suplinim absența interacțiunilor directe, față în față, dar avem posibilități nelimitate de a construi experiențe memorabile în online. Spre exemplu, agenția noastră a urmărit să construiască o soluție integrată care să poată susține orice tip de evenimente online. De la meeting-uri business și conferințe până la traininguri și evenimente tematice. Focusul este întotdeauna pe experiența utilizatorului. Elementele vizuale, de gamification sau interactive sunt personalizate pentru a reda cât mai bine vocea brandurilor, dar și pentru a menține atenția participanților”.

Digital Stage, soluția Exploratist pentru evenimente în online este, mai exact, o suită de soluții care include partea de creație, de la insight la concept, grafică și content video, până la studiouri de transmisie pentru live streaming.

„Viitorul aparține, cu siguranţă, formatelor speciale de evenimente. Spre exemplu, cele inspirate din producţiile de show-uri TV țin audiența ridicata în fața ecranului. Cele mai de succes evenimente implementate au fost cele cu un format de tip talk show, matinal sau late night show„, explică Petran.

Ca tendință, în următoarea perioadă acesta crede că evenimentele tip hibrid vor lua amploare, inclusiv ca o încercare timidă de a reveni la normalul de dinainte de martie 2020. Ce inseamnă un eveniment hibrid? O combinație smart și eficientă din punct de vedere costuri între o platformă digitală de eveniment, prezență on – site în studio și live streaming.

În acest context, compania a lansat anul trecut Digital Stage, o suită de soluții specifice unui eveniment corporate desfășurat în mediul online: tehnologie de ultimă generație și insight-uri UX pentru amplificarea interacțiunii, statistici și rapoarte utile în evaluarea succesului.

„Investițiile în tehnologie și design ale Exploratist au depășit 100.000 de euro, prin urmare, ținta noastră în 2021 este să recuperăm valoarea acestei investiții. Având în vedere primul trimestru al acestui an, vizăm ca anul acesta să ajungem la cifra de afaceri din 2019, adică aproape 1 milion euro”, adaugă Petran.

Ce bugete acordă companiile pentru evenimentele online

Spre deosebire de organizarea unui eveniment offline, costurile pentru organizarea unuia în online poate fi cu circa 30-45% mai ieftin, aşa că şi bugetele companiilor au scăzut, în medie, cu 30%.

„Unii clienți preferă, totuși, să investească acum mai mult în aducerea la evenimente a unor speakeri internaționali sau locali pe care, în offline nu și-i permiteau din punct de vedere buget”, explică managing directorul.

Bugetul alocat depinde, în primul rând, de importanța evenimentului în imaginea de ansamblu a organizației. De exemplu, conferințe naționale de vânzări și marketing reunesc un număr mare de participanți – peste 400, iar aceste evenimente implementate în digital sau în varianta hybrid pot ajunge la bugete între 40.000 de euro si 100.000 de euro, în funcție de complexitatea producției și a resurselor necesare.

Unele proiecte au o echipă de implementare dimensionată chiar la peste 100 persoane. Chiar și în această ecuație, pentru că lipsește partea logistică din aceste execuții – cazare, mese, petrecere, transport – bugetul unei astfel de acțiuni este optimizat semnificativ.

„Piața este una în creștere pe măsură ce organizațiile înteleg că pot să își eficientizeze modul în care comunică, timpul alocat pregătirii și implementării acestor proiecte, dar și bugetele investite”.

Ce fel de evenimente sunt cele mai cerute

Potrivit Exploratist, produsul vedetă al ultimelor 6 luni în portofoliul său este talk show-ul. „Am transformat formatul cu care suntem cu toții obișnuiți din televiziune într-un instrument eficient de comunicare internă.
Feedback-ul din organizațiile în care am implementat astfel de producții, dar și de la cele cu care lucrăm la proiecte viitoare, indică faptul că aceste formate creative sunt cele câștigătoare. Organizațiile sunt din ce în ce mai pregătite să adopte astfel de soluții, care duc experiența audienței la alt nivel, iar acolo unde există deschidere, producțiile ies wow”.

În prezent, agenţia are solicitări și lucrează la mai multe proiecte în zona programelor de wellbeing, teambuilding-uri, transformate în sesiuni de tip team engagement cu durată de maximum 2 ore, training-uri, pentru care am transformat procesul clasic de învățare într-unul bazat pe micro-momente realizate pe platforma SaaS, și respectiv evenimente corporate -conferințe, kick offs, workshop-uri.

Afaceri în scădere

Pentru a face față provocării noului context de muncă remote compania spune că şi-a digitalizat intregul portofoliu de servicii. „Am eliminat acele soluții care erau posibile exclusiv în offline, din motive evidente, și am introdus noi produse care au devenit rapid vectori semnificativi în organizațiile clienților nostri – soluții digitale de team engagement, platforme de learning experience, tehnologie care să susțină organizarea evenimentelor corporate. În plus, am adaptat pentru online o serie de inițiative și soluții capabile să acopere nevoile organizațiilor de a iniția proiecte pe zona de engagement, wellbeing, comunicare internă”.

Anul trecut a adus o scădere bruscă şi deloc anticipată de aproape 60% a cifrei de afaceri, comparativ cu 2019, însă, în ultimul trimestru al anului trecut compania a reuşit să recupereze minusul financiar pe zona de profitabilitate.

„Rezultatele primului trimestru sunt încurajatoare. Suntem peste obiectivele de profitabilitate stabilite pentru T1 și cu un pipeline solid pentru T2. Strategia noastră de business este gândită agil, iar planurile pe 2021 continuă bunele practici din 2020.

Vom investi în parteneriate internaționale pentru a aduce soluții globale pe piața din România, vom crește capabilitățile agentiei pe serviciile esențiale și ne uităm serios la o nouă investiție pe care să o realizăm în 2021 – dezvoltarea de tehnologii proprii care să susțină procesele de transformare digitală ale clienților noștri”, adaugă Petran.

Exploratist  este prima agenție de employee experience din România care livrează organizațiilor expertiză de HR, marketing și digital în servicii și produse cu un design unic pentru procesele de onboarding, LD, comunicare internă, internal &external employer branding.