”Sunt momente când serverele ANAF pică 23 de ore din 24. Fără un department de suport, introducerea obligatorie a facturării electronice ar putea genera o mini rascoală” – Valeriu Filip, FGO

Pe 27 iulie 2023, s-a publicat derogarea acordată de Consiliul Uniunii Europene în vederea autorizării României pentru a introduce facturarea electronică obligatorie pentru tranzacțiile B2B începând din 1 ianuarie 2024.

În practică, obținerea acestei derogări presupune obligația emiterii facturilor în format electronic și transmiterea acestora prin sistemul RO e-Factura, administrat de Ministerul Finanțelor Publice, în timp ce emitentul nu ar mai avea nevoie să obțină acordul destinatarului pentru a emite o factură în format electronic.

Ca un precedent, firmele care lucrau cu statul au fost obligate încă de anul trecut să implementeze acest sistem. Astfel, de la 1 iulie 2022, firmele care taie facturi instituţiilor publice sau vând unul dintre produsele de risc din cele 900 de categorii identifricate de stat au fost obligate să înregistreze factura în Spaţiul Privat Virtual (SPV) deschis la ANAF.

Implementarea sistemul e-Factura este condiţionată de apartenenţa clientului la una din companiile care permit facturarea online. Din informaţiile pe care le avem, piaţa de facturare online se împarte în principal între cele două companii care au o cotă de 65%-70%: FGO şi SmartBill, urmate de mai multe firme ceva mai mici, ca Oblio, Facturez.ro etc.

”Spre deosebire de multe alte măsuri care au legătura cu mediul economic, intempestive din păcate, măcar aici a existat un calendar anunțat de acum doi ani, implementat gradual în ultimele 18 luni și care vedem că se continuă în cel mai bun scenariu pe care statul l-a visat”, apreciayă Valeriu Filip.

Două aspecte critice: sistemul electronic al ANAF funcționează foarte prost și legea nu spune nimic despre personalul Fiscului care va avea acces neîngrădit la toate datele de facturare și nici despre metodele de criptare sau protecție a acestor date

Antreprenorul precizează că, la ora actuală, există cel puțin două aspecte critice pentru implementarea acestui program. Din punct de vedere al infrastructurii de servere ANAF, ”sunt momente când pică totul pentru 23 din 24 de ore, contabilii se trezesc noaptea să depună declarații, iar noi la FGO.ro, trimitem alerte când este serverul ANAF – SPV pregătit să accepte documente. Statul nu duce lipsă de “lessons learned”, cel puțin din feedback-ul actual primit de la grupurile profesionale”, spune Filip.

Al doilea aspect critic este din punct de vedere al resurselor umane ale ANAF, care administrează și VĂD toate datele pe care le vor trimite toți antreprenorii, fapt care reprezintă o mare problema care tine de un foarte necesar control și o trasabilitate pentru cine/cum/când s-a uitat și în datele cui, în baza cărui mandat sau control?

Practic, pentru antreprenori, în relația cu statul, implementarea e-Factura ”este ca și cum toată activitatea o desfășori fără uși, geamuri, nu ai nici măcar pereți, faci duș sau mergi la toaletă, te schimbi de haine, dormi, mănânci, absolut tot fiind urmărit de către reprezentanții ANAF, până la cea mai mică “virgulă” sau piruetă. Nu am auzit de criptare sau modalități de protejare a unor informații sensibile, nu știm nimic despre ierarhia de personal care administrează toate fluxurile de date care trec pe la ANAF, vorbim de un full-disclosure în cei mai drastici termeni și habar nu avem despre capacitatea administrației de a nu scurge fraudulos informații la concurență sau cine știe cui le-ar putea utiliza în mod ilicit. Pentru stat, este paradisul absolut al posibilităților de analiză, investigare și control”.

Pentru serviciile profesionale de contabilitate este un mare avantaj, permițând pentru prima data folosirea acestui standard de schimb informații pentru facturi; ”noi credem că va acționa ca un liberator pentru toate viciile de comunicare sau de procedură de lucru cu antreprenorii, prin care erau realmente uitate sau greșit înțelese sau greșit înregistrate tot soiul de vânzări si achiziții”, spune Filip.

”În general, pentru întreaga piață de software din România, credem că forțarea implementării de la 1.1.2024, este ca un 3 în 1: o șansă, un diferențiator dar și un nivelator. Sunt pe piața componente software dezvoltate acum 10-15 ani cărora li se acorda doar mentenanța și care sunt învechite, componente care nu vor mai fi actualizate și care vor trebui, ca și hârtia, înlocuite cu soluțiile moderne pe care nu doar FGO.Ro ci întreaga piața s-a străduit sa le dezvolte în ultimii doi ani”, precizează Valeriu Filip

Probleme la ora actuală: lipsa unui department dedicat al ANAF pentru support și asistență și a unor norme clare de aplicare și procedură pentru e-Factura 

Oamenii sunt obișnuiți să expedieze sau să primească un document pe email sau să predea factura fizic/chiar dacă provine dintr-un sistem electronic tipărit. Întotdeauna când apare o schimbare, va exista confuzie.

După cum povestește reprezentantul FGO, ”începând cu aprilie 2022 pana prin septembrie anul trecut, am primit peste 10.000 de telefoane și tichete legate de obligativitatea e-Factura, care la acel moment se aplica doar pentru agențiile de turism cu decontări tichete de vacanța, vânzări B2G, cei care vindeau produse de risc și cei înrolați voluntar”.

Oamenii erau disperați din lipsa de informații oficial prezentate. La ANAF nu exista sistemul de relații cu “utilizatorii” persoane juridice; și poate ar trebui să existe din moment ce ANAF devine un portal pentru antreprenori, chiar dacă indirect, dar un portal care are aceasta putere de a accepta sau respinge o factură.

Dacă înainte te puteai uita pe factură împreună cu clientul tău și rezolvați problema pe loc, acum, între cei doi actori avem un middle-man. Din păcate, până acum, acest middle man a fost un actor extrem de tăcut și care se baza pe o documentație robotică pe care dacă o vedeți, credeți ca a fost scrisă special sa fie de neînțeles, sa fie ca un test de abilitați citire cuvinte încrucișate, engleza combinată cu română, coduri de eroare combinate cu mesaje.

”Fără un departament dedicat pentru suport și asistenta din partea ANAF, credem că va fi un mare circ și o bogată sursă de glume de haz de necaz dacă nu o mini-răscoală”, concluzionează Valeriu Filip.

El subliniază că, pentru o implementare reușită a acestui proiect sunt necesare norme clare de aplicare și procedură. ”Din păcate, proiectul nu este doar tehnic, este un proiect cu o rară anvergura și care are nevoie urgenta de norme de aplicare și proceduri clare, consultare pe toate planurile între stat și antreprenori, contabili, eventual furnizori de servicii tehnice similare, poate din alte țări, dar și foarte multă transparență, comunicare, servicii suport/asistență, măsuri care sa dovedească ca statul nu este un bici ci un ajutor pentru antreprenor”.